Arbeidsgiverguide

Denne guiden er laget for deg som er arbeidsgiver i en iArbeid-bedrift. Her finner du nyttig informasjon om lover og regler som gjelder for arbeidsforhold, HMS, personvern og mer.

Guiden er delt inn i temaer som er relevante for både offentligrettslige virksomheter og aksjeselskaper. Du finner også praktiske maler og skjemaer som kan forenkle arbeidshverdagen.

Formålet med guiden er å gi deg et lettfattelig verktøy som støtter deg i rollen som arbeidsgiver – og som bidrar til gode, trygge og lovmessige arbeidsforhold.

Å ha god kjennskap til de aktuelle lover og regler rundt det individuelle arbeidsforholdet er sentralt for alle arbeidsgivere. Regelverket er omfattende og til tider komplisert. Den følgende gjennomgangen er derfor ikke uttømmende, og vi anbefaler alltid at dere tar kontakt med iArbeid for juridisk rådgiving.

Arbeidsmiljøloven sier at alle arbeidstakere som hovedregel har krav på fast ansettelse. Det kan likevel avtales midlertidige ansettelser i enkelte arbeidsforhold, som for eksempel ved sesongarbeid, ekstrahjelp, tilkallingshjelp eller ringevikar, prosjektarbeid, vikariater eller for andre typer ansettelsesforhold omtalt i arbeidsmiljøloven § 14-9.

Fortrinnsretten: Fortrinnsrett er retten til å bli tildelt en stilling fremfor andre søkere. Fortrinnsretten er hjemlet i arbeidsmiljølovens § 14-2 og § 14-3. Før du som arbeidsgiver går til ansettelse er det viktig å undersøke om det finnes ansatte i bedriften som kan ha fortrinnsrett til stillingen. Dette kan være ansatte som er sagt opp, midlertidig ansatte, deltidsansatte eller andre ansatte som har fått redusert stilling og har vært ansatt i til sammen minst 12 måneder i løpet av de siste to årene. Fortrinnsretten gjelder også i hele arbeidsgivers konsern og konsernet plikter å gi informasjon om ledige stillinger på en hensiktsmessig måte.

Det er viktig å understreke at fortrinnsretten kun gjelder arbeidstakere som har blitt sagt opp etter «virksomhetens forhold». Dette betyr at hvis arbeidstakeren har blitt sagt opp på grunn av forhold på egen side, som for eksempel dårlig arbeidsytelse e. l, ikke vil ha fortrinnsrett. Det er videre en forutsetning at arbeidstakeren er kvalifisert til stillingen. Videre er fortrinnsretten betinget av at utøvelsen av fortrinnsretten ikke innebærer «vesentlige ulemper» for virksomheten.

Dersom arbeidstakere gjør gjeldende fortrinnsrett forut for ansettelsen, må arbeidsgiveren drøfte ansettelsesbeslutningen. Bestemmelsene i § 14-2 og § 14-3 inneholder anvisninger på hvilke arbeidstakere som skal prioriteres og for eksempel skal deltidsansatte gis mulighet til utvidet stilling fremfor ny ansettelse. Loven gir ingen veiledning dersom det er flere ansatte som gjør gjeldende fortrinnsrett, men det antas at en da må legge kvalifikasjonsprinsippet til grunn.

Stillingsutlysning: Alle nye stillinger skal utlyses internt i virksomheten, jf. arbeidsmiljølovens § 14-1. Når det gjelder ekstern utlysing er det normalt antatt at våre medlemsbedrifter bør følge kvalifikasjonsprinsippet. Dette innebærer at alle nye stillinger skal utlyses eksternt, spesielt når det kommer til ansettelse av daglig leder. Personer som ansettes i VTA gjennom Nav er imidlertid unntatt fra kravet om offentlig utlysning.

Vær oppmerksom på at det i utlysningsteksten skal nevnes at det vil bli krevd politiattest ved ansettelse der det er krav om det, men at denne ikke skal legges ved søknaden.

Det er også viktig å være klar over at innholdet i stillingsutlysningen kan være bindende for deg som arbeidsgiver. Derfor er det viktig å være tydelig i presentasjon av virksomheten, stillingsbeskrivelsen og lønnsvilkår.

Deltidsansettelser: Det følger av arbeidsmiljølovens § 14b at arbeidsgiver som hovedregel skal ansette på heltid.  Det er fortsatt adgang til å ansette på deltid, men arbeidsgiver må vurdere og dokumentere behovet for deltid før hver enkel ansettelse og drøfte dette med tillitsvalgt.

Dersom deltidsansatte jevnlig har arbeidet utover avtalt arbeidstid de siste 12 månedene, kan de ha rett til stilling tilsvarende faktisk arbeidstid i denne perioden. Hvis en ansatt har en 20 % stilling, men har arbeidet tilnærmet 40 % i en 12 måneders periode, kan den ansatte ha krav på denne stillingsprosenten med mindre arbeidsgiver kan dokumentere at behovet for merarbeidet ikke lenger foreligger.

Midlertidige ansettelser: Arbeidsmiljøloven tillater ansettelser av midlertidig karakter og kommer typisk til anvendelse der det arbeidet som skal utføres ikke hører til oppgaver virksomheten ordinært håndterer eller hvor det er ekstraordinært behov for arbeidskraft i en begrenset periode. Vikariater for personer med lengre sykdomsfravær eller i permisjon faller også inn under dette unntaket, men er begrenset til 3 år. Arbeidstaker som har vært sammenhengende midlertidig ansatt for arbeid av midlertidig karakter i mer enn 4 år, i vikariat i mer enn 3 år eller i en kombinasjon av de to grunnlagene skal anses som fast ansatt slik at reglene om oppsigelse av arbeidsforhold kommer til anvendelse. Det er likevel viktig å være klar over at arbeidstaker i enkelte tilfeller kan kreve fast ansettelse langt tidligere enn dette.

Intervjuprosessen: Når du har gått gjennom bunken med søknader og funnet aktuelle kandidater til stillingen er det klart for intervju. Det er mange måter å gjennomføre ett intervju på, men det viktigste er å kartlegge de aktuelle kandidaters faglige kvalifikasjoner til stillingen og personlige egenskaper. Det er en rekke forhold arbeidsgiver ikke kan spørre om på intervju hvor fokus er å unngå diskriminering. Slike spørsmål kan være spørsmål om seksuell orientering, etnisitet, avstamning, religion/livssyn, graviditet eller familieplanlegging. Med mindre det er spesielt relevant for stillingen bør arbeidsgiver også unngå spørsmål om politisk syn, samlivsform og medlemskap i en arbeidstakerorganisasjon.

Politiattest: Bedrifter som har personer på varig tilrettelagt arbeid (VTA) skal innhente politiattest for sine ansatte, jf. forskrift om politiattest i henhold til arbeidsmarkedsloven.

GDPR og ansettelsesprosessen: I en ansettelsesprosess vil du motta mye informasjon som inneholder personopplysninger og som må behandles etter den forordningen om personvern (GDPR).

• Vær forsiktig med bruk av personopplysninger i e-post.
• Når ansettelsen er gjort må du slette personopplysninger om de andre kandidatene.
• Husk at kandidater har innsynsrett i opplysninger dere har lagret om dem.
• Informer kandidatene om retten til informasjon og innsyn og lag gjerne en egen personvernerklæring

Arbeidsavtalen: Alle arbeidstakere har krav på skriftlig arbeidsavtale. Arbeidsmiljøloven inneholder en rekke minimumskrav og det er i tillegg antatt at alle vesentlige forhold av betydning for ansettelsesforholdet skal inntas i arbeidsavtalen. I alle arbeidsforhold med varighet på mer enn en måned, skal det inngås skriftlig avtale tidligst mulig og senest innen en måned etter at arbeidsforholdet starter.

Det er ikke uvanlig at arbeidstakeren og arbeidsgiveren muntlig blir enige om at arbeidstakeren skal begynne i arbeidet til en angitt dato. Det viktig å huske at en slik muntlig avtale er også bindende for begge parter.

Arbeidsmiljøloven § 14-6 lister opp hva en arbeidsavtale minimum skal inneholde – blant annet arbeidssted, stilling/tittel/arbeidskategori, prøvetidsbestemmelser, rett til ferie og feriepenger, oppsigelsesfrister, arbeidstid, eventuelle tariffavtaler og avtalt lønn med eventuelle tillegg og godtgjøringer.

Du finner eksempler på maler for arbeidsavtaler under avsnittet «Skjema og maler» nederst på denne siden. Der vil du også finne link til Arbeidstilsynet og deres generelle mal for arbeidsavtale, oppdatert med de til enhver tid gjeldende minimumskrav til innhold.

Klausuler i arbeidsavtalen: Som arbeidsgiver står du i utgangspunktet fritt til å avtale og innta en rekke klausuler i arbeidsavtalen. Slike klausuler kan være taushetserklæring og konkurranseklausuler. I enkelte virksomheter er det viktig med konfidensialitet rundt opplysninger ansatte får kjennskap til også etter de har sluttet. Da er det viktig at du har dokumentert dette i en taushetserklæring eller konkurranseklausul. Husk at du som arbeidsgiver er nærmest til å forstå innholdet av slike klausuler og det er derfor viktig å gå gjennom med den nyansatte hva dette innebærer.

Andre punkter som kan være aktuelt å innta for arbeidsgiver kan være begrensninger på andre arbeidsforhold, gjennomsnittsberegning av arbeidstiden, at nattarbeid og søndagsarbeid kan forekomme og henvisninger til arbeidsreglement, personalhåndbok eller lignende.

Arbeidsmiljøloven inneholder egne regler om blant annet konkurranseklausuler i kapittel 14 A.

Prøvetid: Prøvetid er en periode både arbeidsgiver og arbeidstaker kan vurdere om stillingen passer for arbeidstakeren. Prøvetid må skriftlig avtales i arbeidsavtalen med inntil 6 måneder og det er mulighet for kortere gjensidig oppsigelsesfrist i denne perioden. Det er også adgang til å forlenge prøvetiden dersom arbeidstaker har hatt sykdomsfravær eller annet fravær, ved at arbeidstaker skriftlig orienterer arbeidstaker om dette.

Hensikten med å avtale prøvetid er at arbeidsgiver skal kunne vurdere om arbeidstakeren oppfyller de kravene som stillingen krever. Det vil også være en enklere adgang til å si opp arbeidstaker i denne perioden, ved at det generelle saklighetskravet ikke er like strengt.  Dersom arbeidsgiver ønsker å gå til oppsigelse av arbeidstaker i prøvetiden må oppsigelsen leveres i prøvetiden og det er tilstrekkelig at begrunnelsen er manglende tilpasning, faglighet eller pålitelighet.

Det er likevel viktig at arbeidsgiver legger forholdene til rette for at arbeidstaker skal kunne tilpasse seg. Arbeidsgiver har derfor en aktivitetsplikt i prøvetiden og må sørge for at det er gjennomført tilstrekkelig opplæring og at det er gitt nødvendig instruksjoner og veiledning. Det kan også være viktig at arbeidsgiver gjennomfører oppfølgingsmøter.

Dersom arbeidsgiver skal gå til oppsigelse av en ansatt i prøvetiden, gjelder de samme reglene for fremgangsmåte som ved ordinær oppsigelse.

VTA og Aa-registeret: Deltakere i VTA skal ikke registreres som ordinære arbeidstakere i Aa-registeret. For denne gruppen skal det, ifølge veiledningen til a-meldingen, velges arbeidsforholdstypen «Pensjon eller andre ytelser». Dette er en arbeidsforholdstype som ikke overføres til Aa-registeret, men kun vises i a-ordningens datasystemer. Les mer her.

Hensikten arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljølovens kapittel 10 er å sikre at arbeidstakerne har en arbeidstid som ikke påfører dem eller deres nærmeste familie unødige helsemessige eller sosiale belastninger. I dette ligger det at arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstiden er forsvarlig.

Alminnelig arbeidstid: I arbeidsmiljøloven er det fastsatt grenser for den alminnelige arbeidstiden:

• 9 timer i løpet av 24 timer (normalarbeidsdag)
• 40 timer i løpet av 7 dager (normalarbeidsuke)

For arbeidstakere med andre arbeidstidsordninger, for eksempel skift-, turnus-, natt- og søndagsarbeid, er den ukentlige arbeidstiden kortere:

• 38 timer i løpet av 7 dager for arbeid som drives døgnet rundt på hverdager
• 36 timer i løpet av 7 dager for arbeid som drives døgnet rundt, hele uken igjennom

Tariffbestemt arbeidstid: Etter iArbeids tariffavtalene er den ordinære arbeidstiden satt til gjennomsnittlig 37,5 timer per uke og skal legges til mellom 06:00 og 17:00, både for ordinært ansatte og tiltaksansatte.

For bedrifter som har catering, butikk eller annen servicevirksomhet, kan det avtales egne arbeidstidsregler for ordinært ansatte etter forhandlinger med de tillitsvalgte, se LO/FLT Overenskomsten Bilag 6.

VTA-overenskomsten § 12 bokstav D har egne regler for arbeidstid i servicevirksomhet m.m, men åpner også for at det kan inngås annen avtale om arbeidstid av hensyn til spesielle bedriftsmessige forhold. Overenskomsten inneholder også noen begrensinger i hva som kan avtales ved skiftarbeid, se samme bestemmelses annet ledd m. flg.

Gjennomsnittsberegning av arbeidstid: Arbeidsmiljøloven § 10-5 åpner for en mer fleksibel foredling av arbeidstiden ved gjennomsnittsberegning. Den ansatte kan derfor jobbe mer i noen perioder og mindre i andre perioder, slik at den gjennomsnittlige arbeidstiden i løpet av en gitt periode blir lik den alminnelige arbeidstiden. Gjennomsnittsberegning av arbeidstid må avtales skriftlig med den enkelte ansatte, typisk ved inngåelse av arbeidsavtalen.

Ved gjennomsnittsberegning av arbeidstid gjelder disse grensene:

Det må defineres en beregningsperiode på maksimalt 52 uker. Den gjennomsnittlige ukentlige arbeidstiden i denne perioden skal være lik den alminnelige arbeidstiden, med visse begrensninger:

• Den ansatte kan jobbe inntil 10 timer pr dag
• Den ansatte kan jobbe opptil 50 timer i løpet av 7 dager
• Over en periode på 8 uker må den ukentlige arbeidstiden være i gjennomsnitt 48 timer eller mindre.

Fleksibel arbeidstid/fleksitid: Etter arbeidsmiljølovens § 10-2 har den ansatte også krav på fleksibel arbeidstid dersom det ikke er til vesentlig ulempe for arbeidsgiver. Det er antatt at ulempen ikke kan være av generell karakter, men i mange virksomheter vil det være vanskelig å gjennomføre fleksibel arbeidstid, for eksempel når virksomheten yter tjenester innenfor satte åpningstider av hensyn til brukerne.

Fleksitid er en vanlig ordning i det norske arbeidslivet. En slik ordning er i stor grad basert på tillit og det er viktig å huske på at det er arbeidsgiver som har ansvaret med å følge opp. Derfor er det viktig at arbeidsgiver har ett godt system ved en fleksitidordning. En fleksitidordning bør derfor inneholde regler om kjernetid, ytre rammer for ordningen, avregningsperioder, grenser for overføring av pluss-/minustimer og regler om avspasering av opparbeidet plusstid og forholdet til overtid.

Overtid: Arbeidstaker har som utgangspunkt krav på overtidsbetaling når arbeidstiden strekker seg utover den alminnelige arbeidstiden. Overtidsarbeidet må imidlertid være avtalt eller på annen måte anses som akseptert av arbeidsgiver. Det behøver imidlertid ikke å være snakk om et direkte pålegg, men mer en avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker om at det skal utføres overtidsarbeid. I slike tilfeller har arbeidstakeren utvilsomt krav på overtidstillegg / overtidsbetaling.

Mange opplever å jobbe overtid uten noe direkte pålegg fra arbeidsgiver. Det kan være når arbeidsmengden er så stor at man må sitte utover kvelden for å bli ferdig. Arbeidstakeren har krav på overtidsbetaling dersom arbeidsgiveren er kjent med at overtidsarbeidet utføres og stilltiende aksepterer det. I slike tilfeller bør arbeidsgiver opptre aktivt i forhold til arbeidstaker med tanke på å utføre overtidsarbeidet for å unngå overtidsbetaling.

Se FLT-iArbeid overenskomst § 6 om overtidsutbetaling.

Se VTA-overenskomsten § 12 om overtidsutbetaling.

Ledende og særlig uavhengig stilling: Arbeidsmiljøloven åpner for unntak fra arbeidstidsbestemmelsene for personer i ledende og særlig uavhengige stillinger i § 10-12 første og annet ledd. Personer i disse stillingene er i hovedsak unntatt fra reglene om arbeidstid, ettersom de selv må vurdere behovet for egen arbeidsinnsats og i stor grad styre sin egen arbeidstid. For arbeidsgiver gjelder likevel grunnkravet i loven om at arbeidstiden skal være forsvarlig.

Ledende stillinger kan være ulike direktørstillinger, men også avdelings- og kontorsjefer. Det sentrale her er likevel ikke hvilken tittel arbeidstakeren har, men hvilket ansvar disse stillingene innebærer og i hvilken grad de kan ta selvstendige avgjørelser på vegne av virksomheten.

Når det gjelder arbeidstakere i en «særlig uavhengig stilling», legges det blant annet vekt på hvor selvstendig stillingen er og i hvilken grad arbeidstakeren kan treffe selvstendige avgjørelser slik at han/hun i hovedsak selv kan organisere når arbeidet skal utføres og hvordan arbeidet utføres. Eksempler her kan være advokater eller kjørelærere.

Det er verdt å merke seg at arbeidstidsreglene i loven er fleksible og kan løse mange av behovene i virksomheten uten å benytte disse stillingskategoriene. Om det likevel skulle være behov for å bruke disse stillingsbeskrivelsene, er det viktig å gjøre en grundig vurdering i hvert enkelt tilfelle. Det er viktig at arbeidstakere ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger.

Arbeidsgivers tilretteleggingsplikt: Tilrettelegging av arbeidet er alle de tiltak man iverksetter i forbindelse med organisering og utførelse av arbeidet, utforming av arbeidsplassen og arbeidsmiljøet generelt. Arbeidsgivers plikt til tilrettelegging gjelder for alle arbeidstakere, ikke bare for de med redusert arbeidsevne. Arbeidsmiljølovens kapittel 4 regulerer arbeidsgivers tilretteleggingsplikt.

Tilretteleggingsplikten har både en generell del og en individuell del. Den generelle delen går ut på at arbeidsgiver skal legge til rette for ett forsvarlig arbeidsmiljø, men en særlig vurdering av hvilke faktorer som spiller inn på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse. Her er gode HMS-rutiner en sentral del av arbeidet.

Etter arbeidsmiljøloven § 4-6 har arbeidsgiver en særskilt plikt til å legge arbeidet til rette for arbeidstakere med redusert arbeidsevne og for arbeidstakere som underveis i arbeidsforholdet får problemer med å utføre sitt vanlige arbeid på grunn av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende. Dette gjelder både ved midlertidig eller varig redusert arbeidsevne. Dersom arbeidstakeren blir sykmeldt må arbeidsgiver iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstakeren skal kunne komme tilbake til jobb og må også plikt til å legge arbeidet til rette for arbeidstakere som står i fare for å bli sykmeldt.

Eksempler på tilrettelegging kan være å skaffe eller endre teknisk utstyr som arbeidstaker bruker i sitt daglige arbeid, som verktøy og maskiner. Det kan være nødvendig å regulere arbeidsmengde, arbeidstempo eller endre fysiske innretninger på arbeidsplassen. Tilretteleggingsplikten kan også innebære tiltak i forbindelse med trening, opplæring og omskolering og det vil i mange tilfeller også være nødvendig å tilrettelegge arbeidstiden, med å tilby fleksible arbeidstidsordninger.

Arbeidsgivers tilretteleggingsplikt er omfattende, men tilretteleggingsplikten går ikke så langt at tilrettelegging for én enkelt arbeidstaker går på bekostning av de andre arbeidstakernes arbeidsforhold eller oppgaver, eller slik at arbeidsmiljøet generelt forverres. Tilretteleggingsplikten forutsetter også at arbeidstaker medvirker og samarbeider om å finne løsninger.

Rett til redusert arbeidstid: Arbeidstakere som har fylt 62 år, eller som av helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsmessige grunner har behov for det, har i utgangspunktet rett til redusert arbeidstid. Typiske grunner utover alder kan være helsemessige forhold hos arbeidstaker selv, omsorgsoppgaver rundt familie eller nærmeste omkrets og småbarnsforeldre med behov for mer tid til samvær.

Denne retten forutsetter at den reduserte arbeidstiden ikke er til vesentlig ulempe for arbeidsgiver og det er arbeidsgiver som må sannsynliggjøre at dette er til vesentlig ulempe for virksomheten. Hva som er vesentlig ulempe for arbeidsgiver, beror på en konkret og skjønnsmessig vurdering i det enkelte tilfelle. Forhold som kan føre til en vesentlig ulempe kan være at den reduserte arbeidstiden får økonomiske konsekvenser for virksomheten, påfører vesentlig merarbeid for andre ansatte eller kan føre til vesentlig tap av trygghet eller omsorg i utførelse av tjenesten virksomheten leverer.

Det anbefales at enhver avtale om redusert arbeidstid gjøres skriftlig og bør definere hvor lenge arbeidstiden skal være redusert. Det kan også være hensiktsmessig at bedriften har retningslinjer for håndtering av krav om redusert arbeidstid, samt hvordan ulike typer rettigheter skal prioriteres mot hverandre. Slike retningslinjer bør utformes i samråd med tillitsvalgte og kan i tillegg til bestemmelser om prioritering av ulike grupper behandle andre problemstillinger knyttet til redusert arbeidstid.

Hjemmekontor: Dette er ikke en rettighet arbeidstaker har og vil bero på en skriftlig avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver.

Hjemmekontorforskriften regulerer hjemmearbeid og gjelder ordninger med hjemmekontor av ett visst omfang som utføres jevnlig. Avtale om hjemmekontor en gang i uken vil typisk falle inn under forskriften. Arbeidstilsynet har en god gjennomgang av regelverket med råd til arbeidsgivere.

Dersom det er avtalt at den ansatte skal ha arbeidssted hjemme vil yrkesskadeforsikringen også gjelde her dersom det oppstår yrkesskader i forbindelse med arbeid. Det kan likevel være greit å undersøke med ditt forsikringsselskap hvor godt dekket arbeidstakeren er ved bruk av hjemmekontor.

Yrkesskadeforsikring: Arbeidsgiver må sørge for alle ansatte er dekket av en yrkesskadeforsikring. Tiltaksarrangøren er også ansvarlig for at en tiltaksdeltaker i  VTA er dekket av yrkesskadeforsikring også når vedkommende arbeider/er i praksis hos annen arbeidsgiver.

Tiltaksarrangør har i utgangspunktet ikke forsikringsplikt for deltakere i AFT. Når de er på utprøving hos arbeidsgiver, er det den arbeidsgiveren som har forsikringsplikt. Dersom arbeidsgiveren ikke ønsker å forsikre deltakerne på utprøving, må tiltaksarrangøren vurdere om de skal tegne forsikring for deltakeren.

Den nye avtalemalen fra Nav sier:

«2.6 Forsikring

Nav har forsikringsplikt for brukere i AFT, unntatt når brukeren er i utprøving hos en arbeidsgiver, da har arbeidsgiver forsikringsplikt.

AFT er omfattet av NAVs avtale om kollektiv ulykkesforsikring for deltakere i arbeidsmarkedstiltak.

Nav har ikke forsikringsplikt for brukere i VTA, det er det tiltaksarrangør som har gjennom arbeidsgiveransvaret sitt.»

Det anbefales også å få dette avklart når det inngås trepartsavtale med Nav og med forsikringsleverandøren din.

Ferietid: Etter ferieloven plikter arbeidsgiver å sørge for at de ansatte får fri i 25 virkedager. I lovens forstand er alle dager som ikke er søndager eller lovbestemte helge- og høytidsdager en virkedag, som normalt sett innebærer at lørdager er å regne som en virkedag.

Det følger av iArbeids overenskomster og tariffavtaler at ordinært ansatte og VTA har rett på 5 ekstra feriedager. Den totale ferieperioden blir da 5 uker, eller 30 virkedager.

Arbeidstaker som har fylt 60 år, har rett på én ekstra ferieuke, eller 6 virkedager, fra og med det året hun eller han fyller 60 år.

For arbeidstakere i deltidsstilling har ikke ferieloven egne regler for beregning av ferie. Ved uttak av ferien skal dager som uansett ville vært fridager regnes som ferie, slik at feriemengden i praksis står i forhold til stillingsstørrelsen. Med andre ord: hvis en deltidsansatt tar ut ferie i hele uker, regnes ferien også på dager en deltidsansatt vanligvis har fri.

Avvikling: Ansatte har en plikt til å ta ut full ferie innen utløpet av kalenderåret. Det innebærer at arbeidsgiver kan kreve at den ansatte tar ut ferien sin. Arbeidsgiver bør derfor være ute i god tid før ferien og drøfte tidspunktet for ferien med den enkelte ansatte eller den ansattes tillitsvalgte.

Arbeidstaker kan kreve at hovedferie som omfatter 18 virkedager gis i hovedferieperioden 1 juni – 30 september. Dersom det ikke blir enighet er det arbeidsgiver som bestemmer ferien, med enkelte unntak:

• Arbeidstaker kan kreve at restferien (ferie som er igjen etter hovedferieperioden) avvikles samlet i løpet av året.
• Arbeidstaker som fyller 60 år i løpet av året, kan selv velge når de skal avvikle den ekstra ferieuken, men plikter å varsle arbeidsgiver om ferieavviklingen minst 2 uker i forkant.
• Eventuell avtalefestet ferie, avvikles i henhold til den aktuelle tariffavtalen eller avtalen.
• Arbeidstaker kan kreve å få beskjed om tidspunktet for ferieavviklingen tidligst mulig og senest 2 måneder før ferien skal avvikles

Hvis arbeidstaker ikke får avviklet ferien sin før årets utløp og det ikke foreligger en avtale om overføring av ferie, vil dette være et brudd på ferieloven som kan medføre erstatningsansvar. Feriedager som ikke ble avviklet overføres derfor automatisk til neste år.

Arbeidstaker kan ikke få utbetalt lønn i stedet for lovfestet ferie – dette ligger i arbeidstakers plikt til å ta ut ferie. Det finnes ett unntak når arbeidsforholdet opphører. Da kan ferie som ikke er avviklet erstattes med lønn.

Overføring av ferie: Arbeidstaker kan ikke kreve å få overført feriedager fra ett år til et annet, men dersom dette passer for begge parter kan det avtales skriftlig om å overføre inntil 2 ukers ferie (12 virkedager) til det påfølgende året. Dette gjelder tilsvarende dersom arbeidstaker ønsker å ta ut ferie på forskudd.

Dersom arbeidstaker har rett til avtalefestet ferie utover lovfestet ferie på 4 uker og 1 dag kan det avtales å overføre også disse dagene/ukene, med mindre noe annet følger av den aktuelle tariffavtalen eller avtalen.

Sykdom i ferie: En arbeidstaker som blir 100 % sykmeldt før den avtalte ferien starter, har rett til å få hele ferien utsatt til senere i året. Arbeidstaker må da kreve utsettelse av ferien siste arbeidsdag før ferien starter og dokumentere fraværet med sykmelding (egenmelding er ikke tilstrekkelig).

Det samme gjelder dersom arbeidstaker blir 100 % sykmeldt i løpet av ferien, og har da rett til å få samme antall feriedager utsatt til senere samme år. Arbeidstaker må da kreve utsettelse av ferien med en gang han eller hun er tilbake på jobb og må dokumentere fraværet med sykmelding.

Ferie i oppsigelsestid: En oppsigelse har i utgangspunktet ingen innvirkning på ferieavviklingen. Det vil si at ferie kan fastsettes og avvikles etter at arbeidstaker har sagt opp sin stilling, så lenge drøftelsesplikt og varslingsplikt overholdes. Ferie som er avtalt før oppsigelsen, avvikles på vanlig måte i oppsigelsestiden.

Det hender at arbeidstaker selv ønsker å ta ferie i deler av oppsigelsestiden. Hvis ferie ikke er avtalt allerede, kan du som arbeidsgiver nekte dette – med enkelte unntak:

• Ansatte kan kreve å avvikle restferien i oppsigelsestiden, hvis han eller hun ikke ellers får avviklet ferien før kalenderårets utløp.
• En arbeidstaker som er over 60 år eller fyller 6o år i løpet av året, kan kreve å avvikle den ekstra ferieuken i oppsigelsestiden
• Hvis det er arbeidsgiver som sier opp en ansatt, kan arbeidsgiver ikke pålegge den ansatte å avvikle ferie i oppsigelsestiden hvis oppsigelsestiden er kortere enn tre måneder. Den ansatte kan motsette seg at allerede fastsatt ferie avvikles i oppsigelsestiden hvis oppsigelsestiden er kortere enn tre måneder.

Nyansatte og ferie: Arbeidstakere som begynner i ny jobb senest 30. september, har rett til full ferie hos den nye arbeidsgiveren det året de begynner. Unntaket er hvis det er tatt ut ferie tidligere det året og arbeidstaker må kunne dokumentere at det ikke er avviklet ferie hos en annen arbeidsgiver samme år.

En ansatt som begynner i ny jobb etter 30. september, har rett til 6 virkedagers (1 ukes) ferie hos ny arbeidsgiver det året. Dette forutsetter også at arbeidstaker kan dokumentere at det ikke er avviklet all ferien sin hos en annen arbeidsgiver tidligere samme år.

Arbeidstaker kan kreve å få full ferie uavhengig av om de har opptjent feriepenger hos annen arbeidsgiver. De har også lov til å si nei til ferie dersom feriepengene ikke dekker inn bortfallet av lønn under ferien.

Beregning: Når en arbeidstaker tar ut ferie har personen ikke krav på lønn. I stedet betales det ut feriepenger for å sikre arbeidstaker inntekt.

Feriepenger opptjenes året (opptjeningsåret) før ferie tas ut og beregnes på grunnlag av arbeidstakers lønn og annen godtgjørelse. Overtidstillegg, bonus, provisjon og omsorgspenger grunnet fravær med syke barn tas med i feriepengegrunnlaget. Annen godtgjørelse som ikke tas med i beregningen er utgiftsdekning til reise og lignede.

Det skal også beregnes feriepenger av sykepenger utbetalt i arbeidsgiverperioden. Utover arbeidsgiverperioden utbetaler Nav feriepenger av sykepenger for inntil 48 dager hvert opptjeningsår. Dersom arbeidsgiver velger å forskuttere sykepenger, vil Nav utbetale feriepengene til arbeidsgiveren din. I utgangspunktet er ikke arbeidsgiver pliktig å utbetale feriepenger av hele beløpet, men i de fleste tilfeller har arbeidsgiver forpliktet seg til å betale «full lønn» i sykmeldingsperioden. Dette bør derfor reguleres i virksomhetens personalhåndbok eller i arbeidsavtalen.

Feriepenger skal i utgangspunktet være 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget etter ferielovens § 10 for arbeidstakere som har 25 dagers ferie.

Etter iArbeids overenskomster gjelder følgende satser:

• For arbeidstakere som har fem ukers ferie, er feriepengene 12 prosent av feriepengegrunnlaget.
• For arbeidstakere over 60 år som har rett til ytterligere 6 virkedager ferie gjelder følgende:
  • De som i utgangspunktet hadde 4 uker og 1 dag ferie, får da feriepenger beregnet som 12,5 prosent av feriepengegrunnlaget.
  • De som i utgangspunktet hadde 5 ukers ferie får 14,3 prosent av grunnlaget.
• For VTA-ansatte gjelder de samme satsene som over.

Utbetaling: Når det gjelder utbetaling av feriepenger skal dette utbetales når ferien avvikles. Hvis arbeidstaker tar 2 uker ferie i juni, skal det utbetales feriepenger for de to ukene og lønn for resten. Det er vanlig i mange virksomheter å utbetale alle feriepengene i stedet for lønn en måned i løpet av året, typisk i mai, juni, eller juli måned – uavhengig av når ferien faktisk avvikles.

Det er imidlertid ikke uvanlig at ansatte ber om forskudd på feriepenger, men dette er det ikke adgang til etter loven. Det er ikke mulig å kreve å få forskuddsutbetalt feriepenger tidligere enn 1 uke før ferien begynner.

Permisjon vil si at arbeidstaker har rett til å være borte fra arbeidet i en begrenset periode. Permisjon kan være med eller uten lønn eller annen kompensasjon.

Permisjon kan direkte avtales mellom arbeidstaker og arbeidsgiver, mens andre følger av tariffavtaler eller lov. En del permisjoner er lovfestet i arbeidsmiljølovens kapittel 12. Disse permisjonene gir rett til fri fra arbeidet, men ikke med lønn. Arbeidstaker er da stort sett ivaretatt gjennom ulike ordninger gjennom Nav eller i noen tilfeller etter tariffavtalene.

Permisjon uten lønn: Disse permisjonene gir rett til fri fra arbeidet, men ikke med lønn:

• Foreldrepermisjon og andre permisjoner i forbindelse med svangerskap og fødsel eller adopsjon: Foreldre er i hovedsak dekket av foreldrepenger eller svangerskapspenger.
• Fri ved barns eller barnepassers sykdom: Foreldre har rett til minimum 10 dagers fravær per kalenderår og leverer normalt sett egenmelding.
• Fri ved pleie av nære pårørende i sluttfasen av livet: Arbeidstakere kan være dekket gjennom omsorgspenger.
• Utdanningspermisjon: Det kreves ikke at utdanningen er direkte relatert til virksomheten, men skal være yrkesrelatert.
• Religiøse høytider: Arbeidstakere som ikke er medlem av Den norske kirke rett til inntil to dager permisjon i året i forbindelse med religiøse høytider etter arbeidstakers religion uten lønn.

Permisjon med lønn: Det er kun svangerskapskontroll og ammefri (1 time per dag) som gir arbeidstaker rett til permisjon med lønn, ifølge arbeidsmiljøloven.

De fleste virksomheter har etter tariffavtalen permisjon med lønn for korte velferdspermisjoner til begravelser, dødsfall i nær familie eller ansatte i virksomheten, legeundersøkelse, flytting til ny bolig, blodgiving, tilpasning i barnehage, konferansetime på skolen med mer.

Etter iArbeids overenskomster gis det permisjon med ordinær lønn i forbindelse med korte velferdspermisjoner, se VTA-overenskomsten § 11, iArbeid/LO og FLT § 18 (omsorgspermisjon) og § 23.

Lønn i ett arbeidsforhold er nedfelt i en avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Denne avtalen inneholder som regel opplysninger om utbetalingstidspunkt og eventuelle andre forhold som er vesentlig for lønn. iArbeids tariffavtaler og overenskomster har en rekke bestemmelser knyttet til lønn om blant annet overtidstillegg, lønnsfastsettelse og lokale forhandlinger.

Minstelønn: Det er ingen generell minstelønn i Norge, men det følger av de fleste tariffavtaler. Dette kalles allmenngjort minstelønn som betyr at en landsomfattende tariffavtale helt eller delvis gjelder for alle arbeidstakere i en bransje, uavhengig av om de er bundet av tariffavtalen eller ikke. Overenskomsten for VTA-ansatte har en bestemmelse om minstelønn for denne gruppen, jf. VTA-overenskomstens § 8 bokstav A.

Inntektsgrense for personer i varig tilrettelagt arbeid: Personer i varig tilrettelagt arbeid har en inntektsgrense på ett grunnbeløp (1G) i året, jf. folketrygdloven § 12-14 første ledd, som svarer til inntekt etter uførhet tillagt 100 prosent av grunnbeløpet per kalenderår.

I forskrift om friinntekt og inntektsgrenser for uførepensjonister § 4 står det at bestemmelsen om ett års ventetid i folketrygdloven § 12-12 annet ledd gjelder ikke for en uførepensjonist som deltar på varig tilrettelagt arbeid.

Overtid og ubekvem arbeidstid: Etter iArbeids overenskomster er det lønnstillegg for overtid og ubekvem arbeidstid.

• VTA-overenskomsten § 12 B:
  • All overtid utover 37,5 timers arbeidsuke skal lønnes med 50 % tillegg.
  • Lørdagsarbeid: lønnes 50 % tillegg før 12:00 og 100 % etter.
  • Søndagsarbeid lønnes med 100 % tillegg
  • Arbeidstaker kan velge om overtid skal tas i utbetaling eller avspaseres:
    • 1 time 50 % tillegg blir 1,5 time avspasering.
    • 1 time 100 % tillegg blir 2 timer avspasering.
  • Bedriften skal sørge for middag/bepleining ved overtidsarbeid eller betale arbeidstaker 90 kroner i matpenger om det er tilsagt overtid samme dag.
• FLT/LO og iArbeid § 6:
  • Overtidstillegg betales med 50 % fram til 21:00 og 100 % etter.
  • Lørdager, søndager/helligdager og dager før helligdager etter ordinær arbeidstid gjelder 100 % tillegg.
  • Fremmøte til overtidsarbeid etter ordinær arbeidstid godtgjøres med minst 2 timers overtid
  • Overtidsarbeid tilsagt samme dag godtgjøres med 96 kroner i matpenger.
  • Overtid kan avspaseres time for time etter nærmere avtale med arbeidsgiver.

Godtgjøring for helligdager m.m.: Etter iArbeids overenskomster skal arbeidstakere godtgjøres for tapt lønn på helligdager der disse faller på ukedag og hvor arbeidstaker kunne vært i arbeid:

• 1. mai og 17. mai
• Påsken: skjærtorsdag, langfredag og 2. påskedag
• Jul: 1. og 2. juledag og 1. nyttårsdag
• Annet: Kristi himmelfartsdag og 2. pinsedag

Trekk i lønn: Ifølge arbeidsmiljøloven § 14-15 er det i utgangspunktet forbudt å trekke i lønn eller feriepenger. Det finnes likevel noen unntak fra dette som ved skriftlig avtale, trekk til pensjonsordninger og hvor det følger av tariffavtale at det kan trekkes til fagforeningskontingent eller kollektiv forsikring.

Det er også mulig å trekke i lønn som følge av skade eller tap som arbeidstaker forsettlig eller ved grov uaktsomhet har påført virksomheten og dersom arbeidstaker skriftlig erkjenner erstatningsansvar, eller dette er fastslått ved dom, eller arbeidstaker rettsstridig fratrer sin stilling.

For å kunne trekke feilutbetalinger i arbeidstakers lønn, må det inngås en avtale i forbindelse med eller etter at feilutbetalingen har skjedd. En forhåndsavtale om trekk i lønn, for eksempel i ansettelsesavtalen, vil ved fremtidige feilutbetalinger i lønn altså ikke være nok etter rettspraksis, se HR-2021-2532-A. Det er derfor viktig at arbeidstaker varsles om feilutbetalingen med en gang. Så bør det gjennomføres en samtale med den ansatte om hvordan feilen kan rettes opp ved tilbakebetaling eller trekk i lønn. Hvis arbeidstaker nekter å inngå avtale om tilbakebetaling eller trekk i lønn, bør det vurderes å sende et tilbakebetalingskrav og deretter forfølge kravet videre for forliksrådet/domstolen.

Pensjon: Som arbeidsgiver er man pålagt å ha en kollektiv tjenestepensjon for sine ansatte. Dette kalles obligatorisk tjenestepensjon (OTP). Ansatte får rett på medlemskap i ordningene når inntekten overstiger grensene for rapporteringspliktig lønn i a-ordningen. Denne grensen er som hovedregel på 1 000 kroner. Dette innebærer at også VTA-ansatte skal meldes inn i ordningen.

I bedrifter med hvor alle ordinær ansatte har offentlig ytelsespensjon er det imidlertid ikke plikt til å ha tjenestepensjon for de VTA ansatte.

Er bedriften bundet av tariffavtalen eller overenskomstene, må de enkelte ansatte også meldes inn for avtalefestet pensjon. Dersom bedriften ikke skulle være bundet av tariffavtale eller overenskomst når det gjelder AFP, kan det komme krav om at avtale skal gjøres gjeldende. Krav om tariffavtale som bedriften mottar skal kravet sendes iArbeid som vil behandle kravet på veiende av bedriften.

Det finnes en rekke vilkår knyttet til AFP, les mer her.

Tariffavtaler: Det finnes en rekke tariffavtaler og overenskomster som gjelder for iArbeids medlemsbedrifter. Tariffavtaler deles normalt inn i hovedavtaler og overenskomster. Hovedavtalene er avtaler mellom hovedorganisasjonene og regulerer de overordnede rammene mellom hovedorganisasjonene. Overenskomster inngås normalt mellom et fagforbund på den ene siden og en arbeidsgiverforening på den andre siden, og er mer detaljerte enn hovedavtalene. Hver overenskomst er tilknyttet en hovedavtale.

Våre avtaler er:

• Hovedavtale med LO
• VTA Overenskomst med Fellesforbundet
• Overenskomst med FLT
• Hovedavtale og Overenskomst med Delta
• Hovedavtale og Overenskomst Lederne

Lokale forhandlinger: Lokale lønnsforhandlinger er mellom partene på den enkelte bedrift og har hjemmel i en tariffavtale. Eventuelle lokale lønnstillegg kommer i tillegg til eventuelle generelle tillegg som følger av overenskomster.

En oppsigelse er en avslutning av et arbeidsforhold. Dette er den vanlige måten å avslutte et arbeidsforhold på. Både arbeidsgiver og arbeidstaker kan gi oppsigelse. Det stilles visse krav til oppsigelsen, blant annet at oppsigelsen skal være saklig begrunnet, at den skal meldes skriftlig, og at lovlig eller avtalt oppsigelsesfrist benyttes. Når arbeidstaker sier opp, er oppsigelsen alltid saklig begrunnet og er kun begrenset av oppsigelsestiden i arbeidsavtalen.

Det er veldig viktig å ha en grundig og ryddig prosess rundt oppsigelser. Hvis arbeidstaker blir hørt og oppfatter prosessen som ryddig, er det av erfaring større sannsynlighet for at arbeidstaker aksepterer avgjørelsen som blir gjort og dermed unngår arbeidsgiver videre rettslige skritt.

Denne gjennomgangen er ikke uttømmende og det anbefales sterkt at dere tar kontakt med iArbeid  for juridisk rådgiving før dere starter prosessen.

Saklighetskravet: En arbeidstaker kan ikke sies opp uten at det er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold, jf. arbeidsmiljøloven § 15-7.

Saklighetskravet etter bestemmelsen er ansett for å være en rettslig standard. At kravet til saklighet er en rettslig standard innebærer at hva som skal til for at en oppsigelse anses som saklig endrer seg over tid og standardens innhold har særlig utviklet seg gjennom rettspraksis. Saklighetskravet innebærer at oppsigelsen ikke må være begrunnet i utenforliggende hensyn, at det må foreligge tilstrekkelig tungtveiende grunner til oppsigelse og at avgjørelsen må bygge på et grunnlag som er faktisk korrekt. I korte trekk betyr dette at for arbeidsgiver er terskelen for oppsigelse er høy.

Oppsigelsesgrunnlag: Det finnes to hovedgrunnlag for oppsigelse når du som arbeidsgiver skal si opp en ansatt. I alle tilfeller er det særdeles viktig at arbeidsgiver opptrer korrekt og følger de nødvendige skrittene mot oppsigelse.

• Oppsigelse på bakgrunn av virksomhetens forhold

Oppsigelse på bakgrunn av virksomhetens forhold vil som regel være saklig begrunnet ved en eller annen form for driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringsvedtak. Det kan være at virksomheten må redusere kostnadene på grunn av dårlig økonomi eller manglende arbeidsoppdrag, men det er ikke noe krav at virksomheten går i underskudd. Et annet tilfelle kan være at virksomheten har for lite arbeidsoppgaver fordi de har gått over til nye produksjonsmetoder, f. eks med nye maskiner som erstatter manuelt arbeid, som kan bety at virksomheten må nedbemanne. En nedbemanning som gjennomføres konkret for å øke virksomhetens avkastning vil også kunne gi saklig grunn til oppsigelse av ansatte.

Ved avgjørelse av om en oppsigelse har saklig grunn i forhold som nevnt over, skal det foretas en interesseavveining mellom virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker. Generelt sett kan man derfor si at det skal mindre til før en oppsigelse er saklig dersom tilstanden for bedriften er kritisk enn hvis nedbemanningen skyldes et ønske om å øke avkastningen til virksomheten.

Arbeidsgiver som skal si opp flere medarbeidere må sørge for at arbeidstakernes tillitsvalgte informeres og involveres i prosessen, før beslutninger tas. I tillegg til lovfestede regler om informasjon og drøfting med arbeidstakernes tillitsvalgte, kan virksomheten være bundet av bestemmelser i tariffavtaler om medvirkning.

Ved oppsigelse i virksomhetens forhold skal i utgangspunktet alle ansatte i virksomheten være gjenstand for utvelgelse. Skal utvalgskretsen snevres inn, må begrunnelsen her også være saklig. Derfor er det viktig at arbeidsgiver setter en rekke utvelgelseskriterier og det er vanlig å benytte seg av følgende kriterier:

• Kompetanse
• Ansiennitet
• Alder
• Sosiale og økonomiske forhold

Et alternativ til å si opp en arbeidstaker, kan være å tilby en endringsoppsigelse. Dette innebærer at arbeidsgiver tilbyr den ansatte nytt arbeid med andre vilkår enn tidligere.

Skyldes oppsigelsen forhold på virksomhetens side, er den heller ikke saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har annet passende arbeid i virksomheten å tilby arbeidstaker, jf. arbeidsmiljøloven § 15-7 andre ledd. I begrepet «annet passende arbeid» ligger det at arbeidet som tilbys, må være så likt arbeidstakerens opprinnelige stillingsinnhold og lønn som mulig. Forutsetningen er også at arbeidstaker er kvalifisert til oppgaven, i hvert fall etter en viss opplæring. Skulle det likevel ikke finnes slike arbeidsoppgaver, er arbeidsgiver også pliktig å tilby arbeidstaker en stilling med andre arbeidsoppgaver og lavere lønn. Det er derimot ingen plikt for arbeidsgiver å opprette en ny stilling.

Arbeidsgivers plikt til å tilby annet passende arbeid gjelder også for hele arbeidsgivers konsern, med mulighet for å innsnevre kretsen av foretak dersom det er saklig begrunnet.

• Oppsigelse på bakgrunn av arbeidstakers forhold

Oppsigelse på bakgrunn av forhold på arbeidstakers side innebærer en eller annen form for pliktbrudd fra arbeidstakers side med utgangspunkt i arbeidsavtalen.

Dersom en oppsigelse skjer på bakgrunn av arbeidstakers forhold, kan dette blant annet skyldes dårlig arbeidsprestasjon, ugyldig fravær, brudd på taushetsplikten eller samarbeidsproblemer og trakassering på arbeidsplassen. I tilfeller hvor arbeidsgiver mener mangelfulle arbeidsprestasjoner gir saklig grunn for oppsigelse, må man være klar over at prestasjonene må ligge betydelig under det som bør kunne forventes. Det samme gjelder andre forhold på arbeidstakers side, og generelt sett kan man derfor si at de bør foreligge betydelige pliktbrudd og i noen tilfeller også gjentakende. Hvert enkelt tilfelle vil derfor være individuelt, og det er derfor nødvendig med en saklig og godt dokumentert begrunnelse for oppsigelsen.

Ved vurderingen om det foreligger saklig grunn til oppsigelse, er det viktig at arbeidstaker har fått mulighet til å rette opp i forholdet. Arbeidsgiver bør informere arbeidstaker om at han/hun mener det foreligger ett pliktbrudd og oppfordre den ansatte til å forbedre seg, og eventuelt også ha gitt én eller flere advarsler, før en oppsigelse blir gitt. Advarsel er ikke et lovbestemt krav, men særlig når det er snakk om oppsigelse på grunn av manglende arbeidsprestasjoner, er det vanskelig å påvise saklig grunn dersom ikke arbeidstaker er gitt en reell mulighet til å forbedre seg.

Advarsler: Bruken av advarsel er ikke regulert i lov, men har likevel sentral betydning ved en eventuell oppsigelse. Det er likevel viktig å være klar over som arbeidsgiver at bruken av advarsler er en sterk reaksjonsform og bør derfor ikke brukes for mindre alvorlige forhold som kan rettes ved veiledning eller opplæring. Forut for advarsel bør det derfor har vært formelle eller uformelle samtaler og gjort forsøk på å veilede arbeidstakeren. Hvis derimot disse forholdene er gjentakende og arbeidstaker ikke retter seg i tilfredsstillende grad, er det fornuftig å benytte seg av en advarsel.

Begrunnelsen for bruk av advarsler er både å irettesette arbeidstaker med det formål å korrigere adferd eller arbeidsprestasjon og som dokumentasjon ved eventuell oppsigelse. Advarsler bør derfor gis skriftlig og bør også gis minst to ganger.

Drøftingsmøte: Dersom advarsel er gitt og arbeidsgiver ønsker å gå til oppsigelse er neste skritt å avholde drøftingsmøte med den ansatte. Dette følger av arbeidsmiljøloven § 15-1 og av hovedavtalen § 10-2.

I mange tilfeller er avgjørelsen om oppsigelse tatt i hodet til arbeidsgiver før man avholder drøftingsmøte. Loven sier at drøftingsmøte skal avholdes før man går til oppsigelse og det er viktig at arbeidstaker får opplevelsen av at dette er en reell drøftelse og ikke en formalitet. Som arbeidsgiver må man derfor gå inn i møte med ett åpent sinn, selv om man har gjort sine vurderinger på forhånd.

Det følger ingen formelle krav til drøftingsmøte av loven, men normal praksis tilsier at det er noen formaliteter som bør følges. Det er arbeidsgiver som kaller inn til møte og har ansvar for at drøftingsmøtet blir avholdt. Det anbefales å kalle inn til møte med en rimelig frist og gjerne i god tid før månedsskiftet, slik at oppsigelsestiden løper fra den første i neste måned. Arbeidstaker kan velge og bør oppfordres i innkallingen til å ha med seg sin egen rådgiver i drøftingsmøte, for eksempel tillitsvalgt, advokat eller en venn. Dersom arbeidstaker ikke kan på den valgte dato, vurder først å tilby en utsettelse eller at en representant stiller i møte i stedet. Dersom det ikke blir enighet om ny dato eller arbeidstaker ikke stiller, bør arbeidsgiver sende arbeidstaker ett skriftlig sammendrag av grunnlaget for oppsigelse og gi en frist for svar på dette.  Husk at arbeidstaker ikke er pliktig til å møte, men at det er du som arbeidsgiver som må dokumentere at du har gjort det som er praktisk mulig for å gi den ansatte mulighet til å delta i drøftelsen.

I et drøftingsmøte er det arbeidsgiver og arbeidstaker som deltar. Hensikten er å få frem de faktiske forhold for oppsigelsen og eventuelle innsigelser fra arbeidstaker. I drøftingsmøtet må arbeidsgiver redegjøre for grunnlaget for hvorfor de går til oppsigelse og det viktig at den ansatte får mulighet til å komme med sine synspunkter på grunnlaget for en eventuell oppsigelse. Drøftingsmøte bør også dokumenteres i ett referat/protokoll og det er hensiktsmessig å få signaturen til alle de fremmøtte.

Etter drøftingsmøte og før endelig beslutning tas, bør arbeidsgiver foreta en endelig evaluering av forholdene og om de foreligger grunnlag for en saklig oppsigelse. – gjerne med en ekstern juridisk rådgiver. Det anbefales alltid å vurdere alternativer til oppsigelse som sluttavtale eller endringsoppsigelse.

Opphør av arbeidsforhold grunnet alder: Arbeidsgiver kan avslutte et arbeidsforhold når den ansatte fyller 72 år, uten krav til saklig grunn. Arbeidstaker har ikke plikt til å fratre, men arbeidsgiver har rett til å ensidig avslutte arbeidsforholdet. Dersom arbeidsgiver ikke har avsluttet arbeidsforholdet og den ansatte fortsetter å jobbe etter fylte 72 år, vil arbeidstaker ikke lenger ha stillingsvern etter arbeidsmiljøloven.

Det er også anledning for bedriftene etter drøftinger med de ansatte å innføre en aldersgrense på 70 år. De er da et krav om at aldersgrensen praktiseres likt for alle ansatte.

Avskjed og suspensjon: Ved grovt mislighold av arbeidsavtalen kan arbeidsgiver avslutte arbeidsforholdet med øyeblikkelig virkning gjennom avskjed. Avskjed er det sterkeste virkemiddelet arbeidsgiver har ovenfor arbeidstaker etter loven.

Formkravene er hovedsakelig de samme som ved oppsigelse. Dersom formkravene ikke er overholdt, løper ikke noen søksmålsfrist. Arbeidstakeren kan heller ikke som ved en oppsigelse reise søksmål innen 4 måneder for å få dom for ugyldighet. Eventuelle formelle feil vil imidlertid få betydning for saklighetsvurderingen som domstolene foretar om arbeidsrettssak blir reist.

Avskjed brukes i praksis ved lengre ulegitimerte fravær, rusmisbruk på arbeidsplassen, økonomiske misligheter, ordrenekt m.m. Avskjed kan ikke brukes ved innskrenkninger og rasjonaliseringer.

Når det gjelder suspensjon, må det foreligge en grunn til å tro at den ansatte er skyldig i forhold som kan begrunne avskjed og behov på arbeidsgivers side må tilsi at det er nødvendig å reagere med suspensjon.

Formkrav: Når arbeidsgiver går til oppsigelse, er det strenge formkrav. Oppsigelsen må for det første være skriftlig. For det andre er det flere krav til hva oppsigelsen må inneholde.

Dersom oppsigelsen ikke oppfyller de krav som er fastsatt i arbeidsmiljøloven, vil oppsigelsen kunne anses som ugyldig. Arbeidsmiljøloven § 15-5 sier at dersom oppsigelsen ikke er gitt skriftlig, eller formkravene nevnt i § 15-4 ikke er oppfylt, skal oppsigelsen som hovedregel kjennes ugyldig av domstolene, dersom søksmål blir reist innen 4 måneder etter at oppsigelsen fant sted.

Endringsoppsigelse: En arbeidsavtale kan i utgangspunktet ikke endres ensidig av den ene parten. Det er derimot slik at arbeidsavtaler som regel er langsiktige og forutsetter at endringer i arbeidsforholdet vil kunne skje. Derfor er hovedregelen av arbeidsgiver har anledning til å foreta mindre endringer i arbeidsavtalen.

Hvis arbeidsgiver ønsker å gjøre vesentlige endringer i arbeidsavtalen vil det være naturlig å tilby den ansatte ny stilling på nye vilkår med svarfrist.

Dersom den ansatte ikke aksepterer den nye stillingen må personen innkalles til drøftingsmøte, fordi bedriften vurderer å si ham opp fordi han ikke aksepterer ny stilling.

Oppsigelsesfrister: Med “oppsigelsestid” eller “oppsigelsesfrist” menes en periode fra oppsigelsenes tidspunkt fram til fratredelsen fra stillingen. Arbeidstaker plikter å jobbe ut oppsigelsestiden, som vanligvis starter fra den 1. i hver måned etter at oppsigelsen ble gitt.

Oppsigelsesfristen fremgår av arbeidsavtalen eller tariffavtalen. Om det ikke er noen avtalt oppsigelsesfrist, eller avtalen ikke er oppdatert på mange år, gjelder reglene i arbeidsmiljøloven § 15-3, som sier:

Ansettelsestid + alder                                Oppsigelsesfrist

< 5 år                                                              1 måned

> 5 år                                                              2 måneder

10 år                                                               3 måneder

10 år + fylt 50 år                                          4 måneder

10 år + fylt 55 år                                          5 måneder

10 år + fylt 60 år                                         6 måneder

Permittering: Permittering er en midlertidig ordning hvor arbeidstaker fritas arbeidsplikt og arbeidsgiver fritas lønnsplikt. Permittering kan foretas helt eller delvis.

Permittering er en ulovfestet rett. For fagorganiserte er som regel grunnlaget forankret i tariffavtale eller hovedavtale, for eksempel Hovedavtalen inngått mellom LO og iArbeid. For uorganiserte gjelder ulovfestede prinsipper, som er gitt på bakgrunn av rettspraksis og tariffavtaler.

Arbeidsgiver har kun adgang til å benytte permittering når saklig grunn gjør det nødvendig for bedriften. Det kreves videre at årsaken til permitteringen er av midlertidig art. Eksempler kan være omsetningssvikt eller forbigående produksjonshindringer. Dersom en virksomhet ikke skal permittere alle ansatte, må det foretas en utvelgelse som er basert på saklige kriterier ut fra virksomhetens behov. Slike kriterier kan være kvalifikasjoner, ansiennitet og sosiale forhold.

For bedrifter som er bundet av tariffavtale, skal ansiennitet som hovedregel tas i betraktning ved vurderingen av hvilke arbeidstakere som skal permitteres. Ansiennitetsprinsippet kan imidlertid fravikes hvis det foreligger saklig grunnlag for det.

Er virksomheten bundet av tariffavtale, plikter man som regel å konferere med tillitsvalgte. Slik plikt foreligger ikke for virksomheter som ikke er bundet av tariffavtale. Vi anbefaler likevel at arbeidsgiver drøfter permittering og utvelgelsen med de ansatte, for eksempel i et felles informasjonsmøte.

For permittering gjelder det en 14 dagers varslingsfrist, eller 2 dager ved uforutsette hendelser. Det må i så fall begrunnes hvorfor situasjonen anses uforutsett slik at to dagers varslingsfrist benyttes.

Arbeidsgiver har lønnsplikt i arbeidsgiverperioden. Dette er nærmere regulert i permitteringslønnsloven. Den løper fra og med den første dagen arbeidstaker ikke er på arbeid, eller arbeider redusert, fordi han/hun er permittert. Arbeidsgiverperioden ved permittering er på 15 arbeidsdager.

Sluttavtaler: Når arbeidsgiver ønsker å avslutte et arbeidsforhold, står ofte valget mellom oppsigelse eller en frivillig løsning i form av sluttavtale. Bruk av sluttpakker kan bidra til å gi stor grad av økonomisk forutberegnelighet for arbeidsgiver og er ett godt alternativ til oppsigelse.

Med sluttavtale avsluttes arbeidsforholdet mot at arbeidsgiver betaler arbeidstaker en økonomisk kompensasjon. Hva størrelsen på denne kompensasjonen skal være vil variere og avhenge av hvor sterkt oppsigelsesgrunnlaget er. En vanlig løsning er å ta utgangspunktet i arbeidstakers lønn og for eksempel gi mellom 6-12 månedslønner.

Attest: Bestemmelsen om kravet til attest følger av arbeidsmiljøloven § 15-15. Arbeidstakere som fratrer etter lovlig oppsigelse har krav på skriftlig attest fra arbeidsgiver.

Ansvaret for oppfølging av sykefraværet ligger i hovedsak hos arbeidsgiver. Det er derfor viktig at du som arbeidsgiver er klar over hvilke plikter du har, men også hvilke plikter arbeidstaker har i forbindelse med sykefravær.

Arbeidsgivers plikter: Arbeidsgivers plikter inntrer ved sykemelding fra arbeidstaker. En sykmelding er en blankett utfylt av lege når legen mener at en person er arbeidsufør av medisinske grunner. Tannleger, manuellterapeuter og kiropraktorer har også rett til å skrive sykmeldinger ved enkelte diagnoser.

Hvis en arbeidstaker er sykemeldt, har arbeidsgiver en tilretteleggingsplikt og ansvar for å lage en oppfølgingsplan.

Tilretteleggingsplikten innebærer ifølge arbeidsmiljøloven § 4-6 at arbeidsgiver så langt det er mulig skal «iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker skal kunne beholde eller få passende arbeid». I dette ligger det at tilretteleggingsplikten er ganske så omfattende for arbeidsgiver. Det typiske her vil være at arbeidsgiver tilrettelegger selve arbeidet eller arbeidsoppgavene, tilpasser arbeidstiden eller tilrettelegger for nødvendig arbeidsutstyr.

Oppfølgingsplanen er en plan for hvordan man skal tilrettelegge for å få den ansatte raskt tilbake i arbeid. Arbeidsgiver har ansvar for å utforme denne og skal inneholde:

• En vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne.
• Tiltak i arbeidsgivers regi.
• Tiltak med bistand fra myndighetene (Nav).
• En plan for videre oppfølging.
• Planen bør legges så tidlig som mulig, og skal være ferdig innen det har gått 4 uker

Er arbeidstaker sykemeldt 100 prosent, skal arbeidsgiver ta initiativ til å ha et dialogmøte innen sju uker har gått, med mindre det er åpenbart unødvendig. Det kan være at den sykmeldte enten straks er tilbake i jobb, eller så syk at han eller hun ikke kommer tilbake i jobb fra den ansatte ble sykmeldt.

Arbeidstakers plikter: Arbeidstakeren har plikt til å melde fra om sykefraværet tidligst mulig og senest innen arbeidsdagens slutt, jf. folketrygdloven § 8-18 tredje ledd, enten ved egenmelding eller ved sykemelding fra lege eller lignende.

Arbeidstakeren har en generell medvirkningsplikt ved sykdom både etter arbeidsmiljøloven og folketrygdloven. Dette innebærer at arbeidstaker plikter å delta på oppfølgingssamtaler og dialogmøter, og medvirke til utarbeidelse og gjennomføring av oppfølgingsplanen. Arbeidstaker plikter også å bidra i tilretteleggingen av arbeidsoppgavene og være villig til å prøve ut andre arbeidsoppgaver i sykmeldingsperioden. Det påhviler også en plikt for arbeidstaker å underrette arbeidsgiver om egen arbeids– og funksjonsevne og hvilke arbeidsoppgaver han eller hun han utføre. Det er likevel ingen plikt til å fortelle arbeidsgiver om diagnosen.

Arbeidstaker har etter folketrygdloven en aktivitetsplikt for å stimulere til raskere tilbakeføring til arbeid ved sykdom. Plikten innebærer at den sykmeldte så tidlig som mulig, og senest innen åtte uker, må være i arbeidsrelatert aktivitet for å få sykepenger og arbeidstakeren er kun unntatt fra aktivitetsplikten dersom medisinske grunner klart er til hinder for slik aktivitet.

Brudd på arbeidstakers plikter kan gi grunnlag for sanksjoner som advarsel og kan også brukes som et moment i en oppsigelsessak, avhengig av grovheten av arbeidstakerens opptreden.

Egenmelding: Når arbeidstaker melder inn sykefravær til arbeidsgiver uten å legge frem sykemelding, kalles dette en egenmelding. En egenmelding kan leveres muntlig eller skriftlig.

Kjekk å vite om egenmelding:

• For å få rett til å bruke egenmelding må arbeidstaker ha jobbet hos arbeidsgiveren i minst to måneder
• Egenmelding gjelder kun i arbeidsgiverperioden, det vil si de første 16 kalenderdagene av sykefraværet.
• Egenmelding kan benytters opptil tre kalenderdager om gangen og opptil fire ganger i løpet av ett år.
• Om egenmelding er brukt i mer enn tre kalenderdager, kan arbeidsgiver kreve at det leverer sykmelding.
• Hvis det er brukt egenmelding før sykmelding, telles det som brukte egenmeldingsdager.
• Det er ikke adgang til å kombinere egenmelding med gradert sykmelding.
• Arbeidsgiver kan inndra retten til egenmelding dersom:
  • Arbeidstaker har i løpet av en 12 måneders periode brukt opp alle egenmeldingsperiodene
  • Dersom arbeidsgiver har rimelig grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom

Barns sykdom: Foreldre har rett til minimum 10 dagers permisjon hvert kalenderår for å ta seg av barn under 12 år når de er syke. Dersom barnet har kronisk sykdom eller nedsatt funksjonsevne, gjelder retten til og med barnet fyller 18 år.

Retten gjelder både for deltidsansatte og heltidsansatte, og gjelder ikke bare når barnet er sykt, men også dersom man benytter seg av en barnepasser som er syk. Man kan også bruke hjemme med sykt barn-fravær for å følge barn til legeundersøkelse eller annen oppfølging i forbindelse med sykdom.

Inkluderende arbeidsliv: For bedrifter som har inngått avtale om å være Inkluderende Arbeidsliv-bedrift gjelder andre regler for sykefravær. Les mer her.

Bestridelse av sykemelding: For tilfeller hvor arbeidsgiver mener at sykmeldingen ikke er begrunnet i en sykdom eller skade, jf. folketrygdloven § 8-4, kan sykmeldingen bestrides. Typiske tilfeller kan være hvor sykmeldingen kommer som følge av en arbeidskonflikt eller ved avslag på permisjon eller tidspunkt på ferie. Det kan også være tilfeller hvor arbeidstaker har tilbakedatert sykemeldingen eller nekter å medvirke i oppfølgningen.

Det oppfordres til å være tilbakeholden med å bestride sykemeldinger og det oppfordres til å gjøre en grundig undersøking av forholdene før en eventuell bestridelse.

Første skritt er at det avholdes et møte med arbeidstaker. Dersom det etter møtet fortsatt er grunnlag for å mene at vilkårene for sykepenger ikke er oppfylt, kan det sendes brev om bestridelse til Nav.

Sykefravær som oppsigelsesgrunn: Arbeidstaker har ett generelt oppsigelsesvern ved sykdom de første 12 månedene etter at sykdommen inntrådte jf. arbeidsmiljøloven §15-8.

Etter de første 12 månedene eller «verneperioden» er over, kan en arbeidstaker i utgangspunktet sies opp på grunn av sykdomsfraværet. Det er likevel viktig å være klar over at kravet om saklig begrunnelse for oppsigelsen fortsatt gjelder. Arbeidsgiver må i denne sammenheng særskilt vurdere om det er forsøkt tilstrekkelig med tilrettelegging, om det er utsikter til bedring hos arbeidstaker og om en eventuell oppsigelse uansett vil være urimelig.

Sykepenger: De første 16 dagene av et sykefravær kalles for arbeidsgiverperioden. I den perioden arbeidsgiver er ansvarlig for å betale ut sykepengene. Etter det må arbeidstaker søke om sykepenger gjennom Nav. Arbeidsgiver kan også velge å forskuttere sykepenger til arbeidstaker og søke refusjon fra Nav.

Arbeidstakere mellom 67 og 70 år har en begrenset rett til sykepenger. Denne aldersgruppen har rett sykepenger i arbeidsgiverperioden, så lenge årslønnen deres overstiger 2 G. Nav betaler kun sykepenger i 60 sykepengedager for denne aldersgruppen og vil ikke få refundert disse pengene fra Nav hvis bedriften forskutterer utover disse dagene.

Ved beregningen av arbeidsgiverperioden skal alle dager telles med, også dager som den ansatte ikke skulle arbeide. Dersom den ansatte brukte egenmelding i starten av fraværet og sykemeldingen kom først etter tre dager, teller egenmeldingsdagene også inn i arbeidsgiverperioden.

Ansatte i VTA har krav på sykepenger fra arbeidsgiver i arbeidsgiverperioden. Dersom årslønnen er 0,5 G eller høyere har den VTA ansatte også krav på sykepenger fra Nav i trygdeperioden.

Det finnes en rekke krav til helse, miljø og sikkerhet som følger av lov og forskrift, men mye følger av vanlig praksis i bedriftene og i næringslivet generelt. Ifølge arbeidsmiljøloven § 3-1 har alle arbeidsgivere plikt til å utføre «systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten». Hensikten med HMS-arbeidet er å sikre at arbeidsmiljøet er forsvarlig.

Obligatorisk HMS-kurs: Det er lovbestemt at daglig leder må gjennomgå et HMS- kurs, jf. arbeidsmiljøloven § 3-5. Dette ansvaret kan ikke delegeres.

Bedriftshelsetjeneste: Arbeidsgiver plikter å knytte godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT) til virksomheten dersom risikoforholdene i virksomheten tilsier det, jf. arbeidsmiljøloven § 3-3. For mange av iArbeids medlemsbedrifter er det obligatorisk å knytte seg til en bedriftshelsetjeneste, jf. forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 13-1, som sorterer hvilke typer virksomheter dette gjelder for etter næringskode.

Bedrifter med VTA- tiltaket nå har fått et bransjekrav om å stå tilsluttet en ordning med bedriftshelsetjeneste for alle ansatte i VTA- tiltaket.

Når det gjelder hva kravet konkret innebærer henviser vi til Arbeidstilsynets nettsider.

Ved valg av bedriftshelsetjenesteleverandør kan det være viktig at bedriftene understreker at en ønsker en bedriftshelsetjeneste som utelukkende skal hjelpe bedriften med arbeidsrelaterte problemstillinger. Spørsmålet som flere stiller er om vekstbedriften har fullt fradrag for inngående avgift på sine kostnader eller ikke, eksempelvis på husleien og andre administrative kostnader. Grunnen til at spørsmålet oppstår, er at det stilles spørsmål ved om tilskuddet fra Nav skal anses som en egen type virksomhet/omsetning som ikke kvalifiserer til fradragsrett for merverdiavgift. Intensjonen med loven er at BHT skal bistå arbeidsgiver og de ansatte med å overvåke arbeidsmiljøet og komme med forslag til forbedringer.

Internkontroll: Internkontroll er bedriftens egenkontroll og er en kvalitetssikring på at bedriften har systemer og rutiner som fungerer, og som kan fange opp utfordringene på arbeidsplassen i tide. Det er daglig leder sitt ansvar at internkontroll etableres og gjennomføres, men alle ansatte og deres representanter skal delta. Kravene til internkontroll følger av internkontrollforskriften. Det finnes en rekke krav i denne forskriften og noen skal dokumenteres skriftlig.

Arbeidstilsynet har kontrollmyndigheten med dette og kan pålegge bedriften og bedre sine internkontrollrutiner dersom de ikke finner de tilfredsstillende. Det er derfor viktig å ha ett godt internkontrollsystem, gjerne en egen HMS-perm og sørge for at bedriften har de nødvendige kursbevis.

Roller i HMS-arbeidet: Verneombudet er arbeidstakernes representant i spørsmål knyttet til HMS og arbeidsmiljøet og velges av de ansatte for to år om gangen. I utgangspunktet skal det alltid være et verneombud på en arbeidsplass, men er det færre enn ti arbeidstakere kan det avtales en annen ordning. Dette må gjøres skriftlig. Dere kan også avtale at det ikke skal være verneombud ved virksomheten.

Oppgavene til verneombudet er å påse at lovens krav til arbeidsmiljøet blir oppfylt og kommer i tillegg til arbeidsgivers ansvar for arbeidsmiljø og sikkerhet. Arbeidsgiver skal også sørge for at verneombudet får tilstrekkelig opplæring, gjerne gjennom kurs.

Arbeidsmiljøutvalg (AMU) skal opprettes i alle virksomheter med minst 50 ansatte. Det skal også finnes AMU i virksomheter med mellom 20 og 50 ansatte, dersom en av partene i virksomheten krever det. I enkelte tilfeller kan det opprettes AMU til tross for færre enn 50 ansatte.

AMU skal delta i arbeidet for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø og oppgavene er nærmere beskrevet i arbeidsmiljøloven § 7-2.

Tillitsvalgte skal velges for de organiserte ansatte hvis bedriften eller de ansatte krever det. De nærmere reglene om tillitsvalgte følger av hovedavtalen mellom LO og iArbeid.

Varsling

Varsling er regulert i arbeidsmiljølovens kapittel 2A. Å varsle er å si fra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Alle ansatte på arbeidsplassen kan varsle – også innleid arbeidskraft.

Alle bedrifter tjent med at det blir varslet om kritikkverdige forhold, fordi varsling gir mulighet til å rette opp i slike forhold. Derfor er det viktig at arbeidsgiver har en viss kunnskap om området og at bedriften har gode varslingsrutiner.

Varsling er også en viktig del av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Arbeidsgiver må legge til rette for at virksomheten har et godt ytringsklima og at det er trygt for ansatte å varsle om kritikkverdige forhold.

Kritikkverdige forhold: Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med lover, etiske retningslinjer i virksomheten, eller andre etiske normer:

• Fare for liv eller helse
• Fare for klima eller miljø
• Korrupsjon eller annen økonomisk kriminalitet
• Myndighetsmisbruk
• Uforsvarlig arbeidsmiljø
• Brudd på personopplysningssikkerheten

Kritikk av forhold som ikke er ulovlige eller uetiske, som for eksempel kritikk av bemanningssituasjonen, er ikke naturlig å regne som varsling med mindre dette faktisk bidrar til ett uforsvarlig arbeidsmiljø.

Ytringer som kun gjelder arbeidstakerens eget arbeidsforhold, regnes ikke som varsling. Det kan for eksempel være misnøye med lønn, arbeidsmengde og fordeling av oppgaver, personalkonflikter, faglig uenighet og personlige avtaleforhold. Slike forhold må søkes løst gjennom dialog med nærmeste leder, verneombud eller lignende.

Vern mot gjengjeldelse: Arbeidsmiljøloven inneholder ett vern mot gjengjeldelse i arbeidsmiljøloven § 2 A-4. Dette betyr at arbeidsgiver har ansvar for at varsleren ikke utsettes for en behandling som kan sees på en reaksjon på varslingen. Typiske handlinger kan være advarsler, oppsigelse, suspensjon eller avskjed, endringer i arbeidsoppgaver, interne overføringer, trusler eller trakassering, utfrysing eller mobbing eller manglende lønnsopprykk. Ansvaret går også lenger enn at arbeidsgiver selv skal avstå fra aktive gjengjeldelseshandlinger. Arbeidsgiver skal også aktivt gripe inn for å forhindre at den som varsler blir trakassert eller mobbet av for eksempel andre kollegaer.

Forsvarlighetskravet: Ansatte kan varsle internt i bedriften og eksternt til en offentlig myndighet eller media. I alle tilfeller er det et grunnkrav om at varslingen må skje forsvarlig.

Intern varsling til ledelse, tillitsvalgt eller verneombud vil alltid være forsvarlig. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter. Dersom varsleren følger de interne varslingsrutinene vil dette også regnes som forsvarlig.

Det stilles imidlertid strengere krav dersom det varsles eksternt til media. Arbeidstaker må da være i aktsom god tro forholdene det varsles om, varselet må gjelde kritikkverdige forhold som har allmenn interesse, og arbeidstaker må først har varslet internt, eller har grunn til å tro at intern varsling ikke vil være hensiktsmessig.

Krav om varslingsrutiner: Alle virksomheter som jevnlig har mer enn fem ansatte skal ha en skriftlig rutine for varsling, jf. arbeidsmiljøloven § 2 A-6.

Rutinen for varsling skal være skriftlig og minst inneholde:

• Oppfordring om varsling
• Fremgangsmåte ved varsling
• Fremgangsmåte for arbeidsgivers saksbehandling ved mottak, behandling og oppfølgning av varsling

Arbeidstilsynet har ett nyttig verktøy som hjelper deg lage varslingsrutiner tilpasset din bedrift, se her.

Spesielt om matproduksjon: Medlemsbedriften som produserer mat til café, kantine eller til salg må være klar over at det finnes en rekke krav til dette. Det er Mattilsynet som fører kontroll med dette og kan gi pålegg til bedriftene om avvik.

Det er matloven som regulerer dette. Det finnes også god informasjon og veiledning på Mattilsynet sine sider.

ARP-rapportering: Alle arbeidsgivere, uansett størrelse, har plikt til å jobbe aktivt, målrettet og planmessig for å fremme likestilling og hindre diskriminering på arbeidsplassen. Dette kalles bedriftenes aktivitets- og redegjørelsesplikt på likestillingsområdet, forkortet til ARP.

Hvor vidtgående denne plikten er og hvilke krav det stilles til dokumentasjon og offentliggjøring varierer litt fra størrelsen på bedriften. Det er her viktig å være klar over i denne sammenheng at tiltaksansatte skal regnes som vanlige ansatte.

For mer informasjon og veiledning om dette, vises det til BUFDIR sine sider.

Krav til personallister: En personalliste er en liste over alle som arbeider i virksomheten, inkludert ulønnet og innleid personale, og skal vise når de starter og avslutter arbeidsdagen. Listen skal føres på arbeidsplassen, og skal være tilgjengelig for kontroll i virksomhetens åpningstid. Formålet bak reglene om personallister er å bekjempe svart arbeid.

Personallisten skal inneholde den enkeltes navn og fødselsnummer eller D-nummer, og skal for hver arbeidsdag angi tidspunktet for arbeidsdagens begynnelse og slutt.

Følgende bransjer er pr i dag pålagt å føre personallister:

• Serveringssteder
• Catering
• Frisørvirksomhet og skjønnhetspleiere
• Bilverksteder og bilpleievirksomheter

Personallisten kan føres enten manuelt eller elektronisk. I praksis kan det være enklest å bruke ett elektronisk tidsregistreringssystem, så lenge systemet registrerer de opplysningene som kreves i en personalliste.

Alle som behandler personopplysninger i sin bedrift, må følge personvernregelverket. All informasjon som kan knyttes til en person, blir regnet som personopplysninger: navn, e-post, telefonnummer og bostedsadresse er eksempler på personopplysninger.

Sensitive personopplysninger, omtalt som «særlige kategorier av personopplysninger» i GDPR, er personopplysninger om følgende forhold:

• Rasemessig eller etnisk opprinnelse
• Politisk oppfatning
• Religion
• Filosofisk overbevisning
• Fagforeningsmedlemskap
• Genetiske opplysninger
• Biometriske opplysninger
• Helseopplysninger
• Opplysninger om seksuelle forhold eller seksuell orientering

Samtykke: For å kunne behandle personopplysninger, må virksomheter ha det som kalles et behandlingsgrunnlag. Med andre ord et grunnlag som gjør behandlingen av personopplysninger lovlig.

Det mest praktiske behandlingsgrunnlaget er at det innhentes samtykke fra den personen som personopplysningene handler om (den registrerte). Typisk eksempel er hvor bedriften ønsker å bruke en ansatt i markedsføringen, gjennom å legge ut bilder på sosiale medier eller på nettsidene.

Det er for det første et krav om at den registrerte må gjøre en aktiv handling for å gi sitt samtykke. Et samtykke skal være frivillig, informert og utvetydig fra den registrerte. Videre må den registrerte også få spesifikk informasjon om hva det samtykkes til før samtykket gis. Slik informasjon skal inkludere:

• Hva virksomheten bruker personopplysningene til?
• Hvordan innsamlede personopplysninger behandles?

Dersom bedriften skal bruke samtykke som behandlingsgrunnlag, er dere ansvarlige for å bevise at den registrerte har gitt sitt samtykke til behandlingen av personopplysninger om vedkommende. Det anbefales derfor at bedriften dokumenterer at den registrerte har gitt sitt samtykke, hvilken informasjon den registrerte fikk før samtykke ble gitt hva den registrerte har samtykket til.

Det er svært viktig å være klar over at et samtykke alltid kan trekkes tilbake. Derfor må det alltid informeres om på forhånd til den registrerte at samtykke kan trekkes tilbake.

Innhenting av samtykke forutsetter at personen har samtykkekompetanse. For tiltaksansatte som har verge, må samtykke også innhentes fra verge med den samme fremgangsmåten som nevnt over.

Personvernerklæring: En personvernerklæring er informasjon om hvordan noen samler inn og behandler personopplysninger. I arbeidsforhold hentes det inn og behandles store mengder personopplysninger om de ansatte. Derfor er det behov for en personvernerklæring til arbeidstakerne. En personvernerklæring er ikke en avtale, og den trenger derfor ikke signeres av de ansatte. Den er en ren informasjon om hvordan virksomheten henter inn og behandler personopplysninger om de ansatte. Det er viktig at de ansatte vet hvor de kan finne personvernerklæringen og det anbefales å ta den inn i personalhåndboken eller legge den ut på bedriftens interne nettverk.

Dette må personvernerklæringen inneholde:

• Hvilke opplysninger som registreres om den ansatte og hvor opplysningene kommer fra
• Formålene med behandling av personopplysninger
• Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger
• Hvem virksomheten deler personopplysninger med
• Hvor personopplysningene fysisk lagres (eller er tilgjengelige fra)
• Hvor lenge personopplysningene lagres
• Dine rettigheter som ansatt
• Informasjon om kontrolltiltak som innsyn i e-post og kameraovervåkning
• Kontaktinformasjon til den/de som kan svare på spørsmål om virksomhetens behandling av personopplysninger

Datatilsynet har en god oversikt over personvernet på arbeidsplassen på sine sider.

NAVs databehandleravtale: Datatilsynet har pålagt Arbeids- og velferdsdirektoratet å sikre at behandlingen av personopplysninger hos tiltaksarrangører er regulert av databehandleravtale i de tilfellene databehandler ikke selv er behandlingsansvarlig, jf. personopplysningslovens § 15.

Arbeids- og velferdsdirektoratet krever databehandleravtaler mellom Nav fylke og tiltaksleverandør knyttet til avtale om gjennomføring av arbeidsrettede tiltak.

Nærmere om melde- og konsesjonsplikt vedrørende personopplysninger: iArbeid har hatt en skriftlig dialog med Datatilsynet angående melde- og konsesjonsplikt og vi kan orientere bedriftene om at unntaket for meldeplikt i forskriftens § 7 – 16 gjelder kun for behandling av personopplysninger (også sensitive) dersom attføringsbedriften faktisk opptrer som arbeidsgiver på alle måter, altså ansetter og administrerer arbeidsforholdet på tilnærmet normal måte.

Dette betyr at de tiltaksansatte i VTA tiltaket er unntatt og plikten er ivaretatt gjennom samtykkeerklæring.

Når det gjelder de andre tiltakene sier Datatilsynet: Dersom ansettelsen og administrasjonen av arbeidsforholdet delvis eller helt skjer gjennom Nav, er det Nav som er behandlingsansvarlig, og derfor Nav som eventuelt må melde fra til Datatilsynet. Den enkelte attføring/vekstbedrift vil da være databehandler for Nav og vil ikke ha selvstendig meldeplikt. Det må derimot foreligge en databehandleravtale mellom Nav og bedriften om behandlingen av personopplysningene.

De som er tiltaksansatt på en VTA plass er unntatt meldeplikt. Dette fordi de er ansatt og bedriftene administrerer arbeidsforholdet. For andre tiltaksdeltakere er det Nav som er behandleransvarlig og Nav må sørge for at en databehandleravtale mellom Nav og bedrift om behandling av personopplysninger.

iArbeids medlemsbedrifter er i hovedsak organisert som private aksjeselskap. Derfor er de i utgangspunktet ikke ett offentligrettslig organ og faller derfor utenfor forvaltningslovens virkeområde, jf. forvaltningsloven § 1. Det er imidlertid slik at våre bedrifter har nær tilknytting til det offentlige, gjennom helt eller delvis offentlig eierskap eller ved at de utfører en rekke tjenester for det offentlige. Mange av bedriftene vil også ha over halvparten av omsetningen sin gjennom tilskudd fra kommune eller fra Nav. Derfor vil våre bedrifter i mange sammenhenger likevel kunne anses som ett offentligrettslig organ og dette kan få ulike rettsvirkninger som det er viktig å være klar over.

Lov om offentlig anskaffelser: Regelverket om offentlige anskaffelser bestemmer hvordan offentlige innkjøp skal gjennomføres og er nedfelt i lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 2016 med tilhørende forskrifter (FOA).

iArbeids medlemsbedrifter omfattes normalt sett av lov om offentlige anskaffelser, dersom 50 % eller mer av omsetningen kommer fra tilskudd fra stat eller kommune jf. § 2 annet ledd bokstav C. Dette betyr at medlemsbedriftene må følgene reglene om offentlige anskaffelser på alle innkjøp med en verdi på over 100 000 kroner eksklusive mva. Systemet lagt opp etter ulike terskelverdier, hvor prinsippet er jo høyere verdi anskaffelsen har, desto strengere regler gjelder for anskaffelsen. Regelverket (FOA) opererer med følgende terskelverdier (ekskl. mva.):

Fra 100 000 kr – 1,3 millioner kr

Anskaffelsen må følge FOA del I og de grunnleggende prinsippene som fremgår av LOA § 4.

• Ingen kunngjøringsplikt
• Grunnleggende prinsipp om konkurranse: kan være tilstrekkelig å innhente tilbud fra 3-5 leverandører avhengig av sum

Fra 1,3 millioner kroner – 2,05 millioner kroner (nasjonal terskelverdi)

Anskaffelsen må følge loven og FOA del 1 og 2.

• Krav om offentlig utlysning på Doffin.
• Valg mellom åpen og begrenset tilbudskonkurranse

Over 2,05 millioner kroner (EØS-terskelverdi)

Anskaffelsen må følge loven og FOA del 1 og 3.

• Krav om offentlig utlysning, Doffin og TED
• Hovedregel er bruk av anbudskonkurranse

For å avgjøre om en anskaffelse er over eller under terskelverdiene, må avtalens verdi beregnes. Ved denne beregningen må verdien i hele kontraktens varighet legges til grunn. Dersom det gjelder en avtale hvor tilbyder skal yte en løpende tjeneste med f. eks månedlige betalinger, er det summen av alle månedlige betalinger som er avgjørende for avtalens verdi. Det viktig å være klar over at det ikke er adgang til dele opp kjøp fra samme leverandør hvis formålet er å komme under en terskelverdi.

Det finnes en rekke anskaffelser som er unntatt reglene om offentlige anskaffelser. For anskaffelser opp mot EØS-terskelverdi er det blant annet unntak for hasteanskaffelser, anskaffelser hvor det reelt sett er kun én tilbyder og ved såkalte dekningskjøp.

For mer informasjon om mulighetene i reserverte kontrakter og utvidet egenregi med mer, se vår veiviser om offentlige anskaffelser laget i samarbeid med KS advokatene og Samfunnsbedriftene.

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har på sine nettsider anskaffelser.no sjekklister, guider og maler i forbindelse med offentlige anskaffelser.

Se også regjeringens veileder: Veileder til reglene om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) – regjeringen.no

Offentlighetslova: Offentleglova eller offentlighetsloven inneholder bestemmelser som gir enhver rett til å få se (innsyn) i dokumenter i offentlig forvaltning. Hovedregelen er at alle kan kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og andre lignende registre. Typiske tilfeller er hvor pressen ber om innsyn i ett offentlig organs vedtak eller opplysninger om lønn og transaksjoner.

iArbeids medlemsbedrifter er hovedsakelig er organisert som private aksjeselskaper, men anses likevel som omfattet av reglene i offentlighetsloven siden de fleste bedriftene er helt eller delvis eid av kommunene. Det avgjørende her er at kommunene har en dominerende rolle og som i denne sammenheng betyr at kommunene eier mer enn 50 prosent av bedriften. Medlemsbedrifter som har mindre enn 50 prosent av sin omsetning i form av tilskudd eller andre støtteordninger fra kommunen, er likevel unntatt fra lovens bestemmelser.

Medlemsbedriftene må derfor kunne forvente å frigi dokumenter og opplysninger til den som måtte kreve det. Det finnes imidlertid noen begrensninger i denne generelle innsynsretten som det er viktig å være klar over.

Opplysninger som er taushetsbelagt etter lov skal alltid unntas offentlighet. Om disse opplysningene er taushetsbelagt etter en avtale, er de normalt sett ikke unntatt offentlighet. Taushetsbelagte opplysninger kan være ulike personopplysninger samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.

Det er også en rekke dokumenter eller opplysninger som kan unntas offentlighet. Dette kan være ulike interne saksdokumenter eller dokumenter kan unntas ut fra sitt innhold, bl.a. dokumenter i sak om ansettelse. Dersom noen ber om innsyn i et dokument som er unntatt etter disse bestemmelsene, plikter vi å vurdere om det likevel skal gis innsyn. Det bør gis innsyn dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak.

Regjeringen har utarbeidet en egen veileder til offentleghetslova som du kan finner her.

Sivilombudet har utarbeidet en egen guide om innsyn som du kan finner her.

Tilgjengelighetserklæring: Tilgjengelighetserklæringen skal gi brukere en oversikt over hvordan det står til med universell utforming på nettsiden. Det er normalt antatt at iArbeids medlemsbedrifter er omfattet av forskrift om universell utforming i IKT-løsninger, og må sørge for å følge retningslinjene for dette. Se mer på UU tilsynet sine sider.

Forvaltningsloven og taushetsplikten: Det har tidligere vært reist spørsmål om våre bedrifter kan være berørt av taushetsplikten i forvaltningsloven § 13 ettersom de utfører en rekke tjeneste for Nav. Justisdepartementet gjorde en vurdering og kom frem til at VTA-ansatte og AFT ikke er omfattet av denne taushetsplikten, og at det samme også vil gjelde for de ordinært ansatte. Lovavdelingen i Justisdepartementet har kommet frem til at våre medlemsbedrifter bare er omfattet av § 13 i forvaltningsloven, når de behandler saker for Nav. Se deres uttalelse her.

Det er likevel viktig å understreke at ansatte vil være bundet av taushetsplikt som følger av annen lov, eventuelle forretningsforbindelser eller arbeidsavtalen. Det vil også gjelde en taushetsplikt i forbindelse med de tjenestene ordinært ansatte utfører for Nav, som avklaring og rapportering, som nevnt over.

iArbeids medlemsbedrifter er i hovedsak organisert som aksjeselskap. Alle godkjente tiltaksarrangører skal i utgangspunktet ha offentlig (kommunal/fylkeskommunal) aksjemajoritet. Dette er krav som departementet setter i forskrift om arbeidsmarkedstiltak.

Aksjeloven er den loven som regulerer driften for våre bedrifter. Tiltaksarrangører som er godkjent av Nav har ikke anledning til å utbetale utbytte til eier, og dette er bakgrunnen for at tiltaksarrangørene er fritatt for bedriftsbeskatning.

Daglig leder: Daglig leder er både en arbeidstaker og ett selskapsorgan. At daglig leder er ett selskapsorgan betyr at det følger en del rettigheter og plikter etter selskapslovgivningen. Det er styret som ansetter og sier opp daglig leder som en arbeidstaker, med mindre vedtektene bestemmer at dette gjøres av generalforsamlingen, jf. aksjelovens § 6-2.

Den sentrale delen av daglig leders stilling er å utøve den daglige ledelse og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Dette er regulert i aksjelovens § 6-14. Typisk vil dette være ansettelser, oppsigelser, fordeling av arbeidsoppgaver, økonomistyring og kontraktinngåelser. En grense går ofte ved saker som er av «uvanlig art eller stor betydning», typisk vesentlige investeringer eller kjøp og salg av fast eiendom. I slike tilfeller er det i utgangspunktet styret som har myndigheten. Ofte er det imidlertid praktisk at daglig leder kan gis myndighet også i slike saker, for å spare styret for arbeid. Dette kan løses ved at daglig leder gis firmategningsrett eller tildeles prokura.

I samarbeid med styret skal er det vanlig at daglig leder utvikler en strategi og en målsetting for selskapet. Det er da daglig leders ansvar å sørge for at organisasjonen – de ansatte og funksjonsfordelingen mellom disse – er tilpasset strategien.

Det er aksjelovens § 6-15 som regulerer daglig leders plikter ovenfor styret. Daglig leder har rett og plikt til å forberede saker som skal styrebehandles. Dette kan være å avgi rapport til styret om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling, og ansvar for at selskapets regnskap er lovmessig og at selskapets formuesforvaltning er ordnet på en betryggende måte. Videre har han/hun rett og plikt til å kreve at visse saker behandles av styret i samråd med styrets leder.

Arbeidsmiljølovens regler kommer til anvendelse også for daglig leders arbeidsforhold, men loven inneholder noen særlige unntak og regler som innebærer at daglig leder kan ha ett noe svakere vern enn de fleste øvrige ansatte. Ett eksempel er arbeidsmiljølovens arbeidstidskapittel som regulerer arbeidstiden for arbeidstakere, herunder overtidsarbeid, søndags- og nattarbeid, ukentlig fri med mer. Kapittelet gjør unntak for ansatte med ledende og særlig uavhengige stillinger, noe som innebærer at daglig leder som regel ikke vernes av disse reglene.

Daglig leders stillingsvern er som utgangspunkt likt øvrige ansattes stillingsvern, men den særlige rollen og ansvaret en daglig leder har, innebærer likevel at grunnlaget for oppsigelse kan være noe annerledes. Arbeidsmiljøloven inneholder en begrensning i stillingsvernsreglene for virksomhetens øverste leder og sier at reglene om oppsigelse ikke gjelder dersom det blir inngått forhåndsavtale om dette. Dette gjelder kun i de tilfeller hvor daglig leder faktisk er den øverste leder for virksomheten. En slik forhåndsavtale innebærer at det ikke kreves saklig grunn for beslutningen om oppsigelse, og at øverste leder som hovedregel ikke kan gå til søksmål med påstand om usaklig oppsigelse.  For at en slik avtale skal være gyldig må øverste leder motta en etterlønn. Det stilles imidlertid ikke krav til etterlønnens størrelse.

Daglig leder er en krevende jobb med mange arbeidsoppgaver og krever ulike egenskaper. Listen er for lang til at alt kan ramses opp her, men vi kan nevne; produktkunnskap, innsikt i markedet, god økonomisk forståelse og gode lederegenskaper. Daglig leder vil i de fleste sammenhenger ha ansvar for selskapets forretningsutvikling.

Mange har erfart at ansettelsesavtalen alene ikke gir en hensiktsmessig beskrivelse av daglig leders rolle og funksjoner. I slike tilfeller velger mange å utarbeide en særskilt instruks for daglig leder. Slike instrukser løser mange av utfordringene, men skaper også noen nye. Hvert enkelt selskap må vurdere dette konkret utfra sine forhold.

Styret: Ett styret er den øverste, administrerende ledelsen i ett aksjeselskap og velges av aksjonærene i generalforsamlingen. Det er styrets som ansetter og sier opp daglig leder og fastsetter planer, budsjetter og retningslinjer for virksomheten. Styret skal holde seg orientert om selskapet økonomiske stilling og plikter og påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er i orden. Selv om det er daglig leder som har ansvaret for den daglige ledelsen av selskapet, skal styret føre tilsyn med den daglige ledelse og har myndighet til å instruere daglig leder, jf. aksjeloven § 6-13.

Styret skal avholde styremøter og det er normalt å avholde ett møte hvert kvartal. Det er styreleder som leder møte og har ansvar for å kalle inn til styremøter, men kan delegere dette til daglig leder. I styremøte har alle styremedlemmene stemmerett. Daglig leder fører protokoll over hva som bli vedtatt på styremøte.

Styret skal også utarbeide en styreinstruks i selskaper hvor de ansatte har representasjon i styre, jf. aksjelovens § 6-23.

Ansatterepresentasjon i styret: Når et selskap med flere enn 30 ansatte ikke har bedriftsforsamling, kan et flertall av de ansatte kreve at ett styremedlem og en observatør​ med varamedlemmer velges av og blant de ansatte.

I selskaper med mer enn 50 ansatte uten bedriftsforsamling, kan de ansatte kreve å få velge inntil en tredel og minst to av styrets medlemmer med varamedlemmer blant de ansatte. I ovennevnte selskaper er det gitt en rett til å fremsette krav om ansatterepresentasjon. Fremmes ikke slikt krav vil det ikke være ansattrepresentanter i styret.

Ved konsernforhold kan 2/3 av de ansatte i selskapet, eller halvparten av de ansatte i det konsernet selskapet et er en del av, kreve at ved opptelling av antall ansatte i forhold til reglene over skal regne med alle i konsernet.

Ved beregningen av antall ansatte medregnes både fulltids og deltidsansatte, ordinært og tiltaksansatte. En person er deltidsansatt når vedkommende arbeider mindre enn 50 % stilling, og telles da som en halv ansatt ved beregningen av antall ansatte.

Ansattrepresentant i styret har samme rettigheter og forpliktelser som de øvrige styremedlemmene. De kan følgelig bli holdt ansvarlig for tap kreditorer eller andre lider, på lik linje med andre styremedlemmer. Ansattrepresentanten skal stemme ut fra hva som er best for selskapet og ikke hva som er best for de ansatte.

Signaturrett og fullmakter: Signaturrett er en fullmakt som innebærer at man har rett til å binde foretaket i ethvert avtaleforhold. Hvem som har signaturrett for selskapet, fremgår av registrerte opplysninger i Foretaksregisteret og av firmaattesten. Ofte har styreleder eller to styremedlemmer i felleskap signaturretten. Når en avtale blir inngått med en godtroende avtalepart, risikerer selskapet å være bundet av avtalen selv om den som inngikk avtalen ikke hadde fullmakt.

Styret kan inngå avtaler på vegne av selskapet. Denne retten kan ikke fratas styret. I mange styrer er det imidlertid flere medlemmer, og det er upraktisk at alle styremedlemmene må signere avtaler. Styret delegerer derfor ofte signaturretten til enkelte styremedlemmer, daglig leder eller navngitte ansatte.

Daglig leder kan i kraft av sin stilling inngå avtaler som er innenfor daglig ledelse etter aksjeloven § 6-32. Den daglige ledelsen omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning, jf. aksjeloven § 6-14. Hva som ligger innenfor daglig ledelse, beror på en konkret vurdering av forholdene i den aktuelle virksomheten – for eksempel hva som følger av daglig leders stillingsinstruks eller vedtektene.

Om en avtale er inngått av en som ikke har fullmakt eller signaturrett for selskapet, vil avtalen vil være ugyldig dersom to vilkår er oppfylt, jf. aksjeloven § 6-33:

• Avtaleparten forsto eller burde forstått at myndigheten ble overskredet, og
• Det vil stride mot redelighet å gjøre avtalen gjeldende.

Dersom avtaleparten er i god tro, vil hun eller han imidlertid kunne fastholde avtalen. Avtaleparten vil ikke anses for å være i god tro når det er registrert i Foretaksregisteret hvem som er signaturberettiget, og den hun eller han har inngått avtalen med ikke står oppført som signaturberettiget. Da anses avtaleparten for å ha hatt kunnskap om forholdet jamfør foretaksregisterloven § 10-1. Det er derfor viktig å registrere i Foretaksregisteret hvem som til enhver tid er signaturberettiget i selskapet.

Prokura er en særlig form for fullmakt som brukes i næringslivet, og som reguleres av lov om prokura. En person som er tildelt prokura kalles for en prokurist. Å tildele for eksempel daglig leder i et firma prokura, er en praktisk ordning som gjør det mulig for daglig leder å ta hånd om saker på vegne av aksjeselskapet. Det gjelder likevel noen unntak, for eksempel så kan ikke prokuristen, uten uttrykkelig fullmakt, overdra eller behefte foretakets eiendom, jf. prokuraloven § 1.

Der andre personer enn styremedlemmer eller daglig leder har signaturrett eller prokura, kan dette registreres i foretaksregisteret. Det anbefales at medlemsbedriftene registrerer dette dersom de benytter seg av prokura.

Fradrag for inngående merverdiavgift: Noen medlemmer opplever at Skatteetaten eller revisor stiller spørsmål om fradrag for inngående mva. Skattedirektoratet har uttalt seg om saken og sier at bedriften har rett på fradrag for inngående mva for alle tiltak hvor de ansatte deltar i produksjon av varer og tjenester som selges med mva.

Dersom disse tiltakene til sammen utgjør 95 prosent eller mer av bedriftens samlede totale tiltaksportefølje, skal det gis fradrag for all inngående mva.

Les hele uttalelsen fra Skattedirektoratet.

Forbruksavgift på elektrisk kraft for arbeidsmarkedsbedrifter: Ved levering av elektrisk kraft til industri, bergverk og arbeidsmarkedsbedrifter som utøver industriproduksjon, skal det betales redusert sats.

Dette betyr at vekstbedrifter som har produksjon har krav på redusert sats, men bedriftene må sørge for å få en produksjonskode i tillegg til næringskode 88.994, se vedlegget Fritak for elavgift § 3 – 12 – 4 Redusert sats for industri, bergverk og arbeidsmarkedsbedrifter som utøver industriproduksjon.

Åpenhetsloven: Etter åpenhetsloven må større virksomheter kunne informere om hvordan de jobber for å sikre at de aktivitetene som virksomheten og dennes leverandører/samarbeidspartnere utfører, ikke medfører brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

Loven gjelder for virksomheter som på balansedagen (31.12) oppfyller to av følgende tre vilkår:

• Salgsinntekt på 70 millioner
• Balansesum på 35 millioner
• Har i gjennomsnittet ansatt 50 årsverk i regnskapsåret.

Når det gjelder konsern er det slik at morselskaper regnes som «større virksomhet» så lenge «størrelseskravene» er oppfylt for morselskap og datterselskap samlet.

Les vår oppsummering om åpenhetsloven

Forbrukertilsynet er tilsyns- og veiledningsmyndighet for åpenhetsloven og det er mer informasjon om reglene på tilsynets hjemmeside.

Her finner du relevante maler og skjemaer. Vi gjør oppmerksom på at Arbeidstilsynet tilbyr en mal for standard arbeidsavtale. Malen dekker minstekravene til innholdet i en arbeidsavtale og oppfyller kravene i arbeidsmiljøloven fra 1.juli 2024. Malene kan benyttes for både faste og midlertidige stillinger, og finnes oversatt til ulike språk. Arbeidstilsynets mal finner du her: Maler for arbeidsavtale (arbeidstilsynet.no)

Dersom det er andre maler eller skjema utover det du finner i ressursene under eller hos Arbeidstilsynet, du trenger, ta kontakt med oss.

Vi anbefaler alltid at dere tar kontakt med iArbeid for juridisk rådgiving og veiledning ved bruk av malene.