Sånn skriver du klart og godt

Hvem er teksten relevant for, og hva skal leserne bruke den til? Skriveprosessen starter med å definere mål og målgruppe. Deretter bør vi vurdere å dele denne informasjonen med leserne.

Få klart for deg hvem du skriver for, og hva de skal bruke teksten til

En klar tekst starter med en klar tanke. Enten vi skriver alene eller sammen med andre, starter skriveprosessen med å finne svar på disse spørsmålene:

• Hvem skal lese teksten, og hva skal de bruke teksten til? Hvor godt kjenner leserne temaet fra før?
• Hva skal leserne vite eller gjøre etter å ha lest teksten? Skal de få ny innsikt i en sak, ta en avgjørelse, løse et problem eller handle i en bestemt situasjon?
• Hvilken teksttype og kanal egner seg best for å oppnå det vi ønsker?
• Fungerer det skrevne ord best for å få fram budskapet, eller blir teksten enda mer brukervennlig hvis vi supplerer den med visuelle virkemidler (infografikk, tabeller, figurer, video eller bilder)?

Når vi har svarene på disse spørsmålene, vet vi allerede mye om hva vi bør legge vekt på i teksten, hvordan vi bør strukturere den, og hvordan vi bør ordlegge oss for å tilpasse teksten til målgruppen.

Vis leserne at teksten er relevant

Ofte bør vi skrive rett ut hvem teksten er ment for, og hva de kan bruke den til. På denne måten hjelper vi leserne med å vurdere om teksten er relevant for dem.

Leseveiledninger av denne typen fungerer best når de tar lesernes perspektiv og sier noe om hva leserne kan få ut av teksten. Henvend deg gjerne direkte til den/de som skal lese, ved å skrive «du» eller «dere».

Hva skal leserne vite eller gjøre etter å ha lest teksten? Leserne skal ikke måtte lese hele teksten for å finne svaret på det. Overskrifter og mellomtitler er viktige virkemidler når vi skal sørge for at de viktige poengene kommer tydelig fram.

Bruk meningsbærende overskrifter

En god overskrift får fram hva akkurat denne teksten gir leserne, og er formulert slik at den bare passer til akkurat denne teksten. En overskrift på ett ord blir ofte for generell, mens spørsmål eller fullstendige setninger gir god og presis informasjon om hva teksten handler om. I noen formater, for eksempel på nett og i brosjyrer, må vi likevel passe på at overskriftene ikke blir for omfattende.

Ikke skriv: Ledelse
Skriv heller: Hva gjør iArbeid for å utvikle ledere i bransjen?

Ikke skriv: Testmetode
Skriv heller: Slik tester vi kvaliteten på nettsidene.

Gjør teksten effektiv med informative mellomtitler

Informative mellomtitler gir leserne mulighet til å finne fram til de mest relevante avsnittene. Derfor skal vi i alle tekster bruke mellomtitler som gjør det enklere for leserne å orientere seg i teksten. Vi gjør både oss selv og leserne en tjeneste når vi bruker mellomtitlene til å løfte fram anbefalinger, funn eller viktige beskjeder. Husk at mellomtitlene er ekstra viktige hvis de blir en del av innholdsfortegnelsen i en lengre tekst.

Eksempler på informative mellomtitler

• 24-timerssamfunnet krever digital forvaltning
• Hva må du som leverandør gjøre?
• Søk støtte til tekstrevisjon og skriveverksteder
• Du får melding om post på SMS og e-post

I eksemplene nedenfor blir det tydelig at en generell mellomtittel kan skjule ulikt innhold og ulike vinklinger. Meningsbærende mellomtitler gjør det enklere for leserne å avgjøre om innholdet er relevant.

Ikke skriv: Kontaktregisteret
Skriv heller: “Hvem får tilgang til informasjonen i kontaktregisteret?” eller “Slik fungerer kontaktregisteret”

Ikke skriv: Toppledere
Skriv heller: “Toppledere får økt kunnskap om digitalisering” eller “Er du toppleder og vil vite mer om digitalisering?” eller “Eget kompetansetiltak for digitalisering” eller “Toppledere får eget kompetansetiltak for digitalisering”

Få tegnsettingen riktig

Overskrifter og mellomtitler skal ikke ha punktum til slutt, mens spørsmål skal ha spørsmålstegn. Vi bør begrense bruken av utropstegn i overskrifter.

Når vi henvender oss direkte til leserne, blir det enklere for dem å se hvordan innholdet er relevant for dem. Det gir også teksten en imøtekommende tone. Vi skal derfor skrive til leseren i de tekstene det passer, ikke omtale dem som for eksempel «man» eller «virksomheten».

Hovedregelen er at vi skriver «du» til enkeltpersoner og «dere» til virksomheter. Oss selv omtaler vi som «iArbeid» og «vi». Det må komme tydelig fram i teksten hvem «vi», «du» og «dere» er.

Ikke skriv: Oppdragsgiver får en samlet oversikt over kunngjøringene som er foretatt.
Skriv heller: Dere får en samlet oversikt over de kunngjøringene dere har publisert.

Ikke skriv: Ein kan logge inn med “BankID på mobil”.
Skriv heller: Du kan logge inn med “BankID på mobil”.

Verb gjør tekstene konkrete, handlingsrettede og leservennlige. Derfor skal vi bruke verb når vi kan, og alltid vurdere den aktive varianten som får roller og ansvar tydelig fram.

Vær på vakt mot substantivuttrykk

For å skrive klart må vi skrelle bort unødvendige lag i teksten og komme til kjernen av budskapet. Vi skal ikke «bidra til kvalitetsforbedring av tjenester», vi skal «være med på å gjøre tjenestene bedre» eller helt enkelt «gjøre tjenestene bedre». I praksis handler dette veldig ofte om å erstatte substantiver («kvalitetsforbedring») med verb og adjektiver («gjøre bedre»). Målet er å komme nærmere et hverdagsspråk som de aller fleste umiddelbart vil forstå.

Ikke skriv: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår får anvendelse for arbeid utført i Norge.
Skriv heller: Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår gjelder arbeid utført i Norge.

Ikke skriv: Det er dere som skal foreta utvelgelsen av de ansatte som skal få oppfølging.
Skriv heller: Dere velger selv hvilke ansatte dere vil følge opp.

Ikke skriv: …virksomhetens inngåtte kontrakter og varigheten av disse.
Skriv heller: …hvilke kontrakter virksomheten har inngått, og hvilket tidsrom de gjelder for.

Velg aktive verb

I passive formuleringer kommer det ikke klart fram hvem som skal gjøre hva: «Informasjon skal innhentes.» Derfor skal vi unngå passivt språk når det finnes et godt, aktivt alternativ. Bruker vi aktive verb, får vi tydeligere fram roller og ansvar: «Oppdragsgiveren skal innhente informasjon.» eller «Som oppdragsgiver skal dere innhente informasjon.»

Ikke skriv: Det pekes på forhold som må avklares tidlig i prosessen…
Skriv heller: Vi peker på hva dere må avklare tidlig i prosessen…

Ikke skriv: Det skal oppgis estimat over forventet antall oppslag.
Skriv heller: Kunden skal estimere hvor mange oppslag de forventer.

Bruk passive formuleringer bare når det er nødvendig

I noen tilfeller er det likevel en passiv formulering som fungerer best. Det kan være fordi vi ikke vet hvem det er som skal utføre handlingen, eller fordi vi ønsker å framheve handlingen, ikke aktøren. I noen tilfeller vil en passiv formulering gi best flyt og sammenheng, men vi skal alltid forsikre oss om at vi ikke gjør teksten mindre tydelig ved å velge en passiv variant.

Eksempler på god bruk av passive setninger:
-Alle nye IKT-løsninger som utvikles etter 1. juli 2014, må være universelt utformet.
-Kun 30 prosent av de private selskapene som startes i Norge hvert år, er fortsatt i drift fem år senere.

For å skrive klart må vi skille mellom presise fagbegreper og upresise formuleringer.

Forklar de fagbegrepene du må bruke

Vi er avhengige av å bruke de presise fagbegrepene i en del av tekstene våre. Å bruke fagspråk er helt forenlig med klarspråk så lenge vi forklarer begreper, formuleringer og betegnelser vi ikke er sikre på at leserne forstår.

Eksempler på god bruk av fagbegreper:
-Ei innovativ verksemd er ei lærande verksemd som er open for nye idear og impulsar, både innanfrå og utanfrå. Organisasjonsstrukturen set rammer for læring og for moglegheitene til å kople kompetanse frå ulike fagmiljø.
-Innovasjon er å fornye eller lage noe nytt som skaper verdi for virksomhet, samfunn eller innbyggere. Formen er eksperimenterende, og løsningen er ikke kjent på forhånd.

Unngå formuleringer som gjør tekstene vage og mindre presise

Vi skal være på vakt mot uttrykksmåter og formuleringer som ikke bidrar til at tekstene blir klarere eller mer presise. Det kan være et abstrakt språk som det blir vanskelig for leseren å fylle med innhold. Eller det kan være interne forkortelser eller annet «stammespråk» som virker fremmed for dem vi skriver for, og som gjør teksten mindre effektiv. Let alltid etter uttrykksmåter som ligger tett opp til et hverdagsspråk de aller fleste vil forstå. En nøkkel til klare formuleringer vil ofte være å bruke verb framfor formuleringer med substantiver.

Noen ganger blir setningene kortere når vi skriver klart, fordi vi strammer opp teksten og kutter ned på fyllord. Andre ganger blir de lengre fordi vi synliggjør og konkretiserer hva som ligger i en kompakt formulering.

Ikke skriv: …tilby nettstaden som lokalpolitisk arena.
Skriv heller: …at nettsida skal vere ein stad der innbyggjarane finn all informasjon om det som skjer i lokalpolitikken.