Inkluderende rekruttering

Arbeidslivet er i endring. Mange virksomheter mangler arbeidskraft, samtidig står mange mennesker utenfor arbeidslivet.

Inkluderende rekruttering handler om å matche arbeidssøkeres kompetanse og potensial med arbeidsgivers behov. Ved å tilpasse rekruttering, opplæring og støtte skapes varige løsninger som gjør det mulig for flere å få, og beholde, lønnet arbeid.

Denne veilederen er laget for å være en praktisk støtte for deg som jobber med inkluderende rekruttering.

Mål og hensikt med denne veilederen:

• Sikre profesjonell og enhetlig praksis
• Gjøre arbeidsgiverkontakt enklere
• Øke kvaliteten og effekten i arbeidet
• Bidra til gode løsninger som skaper verdi for både arbeidsgiver og kandidat

Flere verktøy tilgjengelig gjennom kurset Inkluderende rekruttering

Til konseptet Inkluderende rekruttering følger også ulike verktøy til bruk i samhandlingen med arbeidsgivere. Noen av disse verktøyene er tilgjengelige på denne nettsiden, mens noen verktøy er knyttet til kurset Inkluderende rekruttering og er kun tilgjengelig for de som har fullført kurset.

Profesjonalitet starter før første kontakt. God planlegging gir bedre prioriteringer, tydeligere roller og mer målrettet arbeidsgiveroppfølging.

Planleggingsfasen bidrar til å avklare hvilke arbeidsgivere dere trenger, hvordan porteføljen bør utvikles, og hvordan ansvar og roller fordeles mellom ledelse og veiledere.

Kartlegging – finne og velge riktige bedrifter

Kartlegging handler om å finne de riktige samarbeidspartnerne. Det vil si virksomheter med:

• reelt eller kommende arbeidskraftbehov
• oppgaver som kan tilpasses eller deles
• kapasitet og vilje til å ta imot og følge opp kandidater

Bruk tilgjengelig innsikt: bransjekunnskap, lokale forhold, erfaringer fra kollegaer, kandidater og eksisterende arbeidsgivere.

Utvikling av arbeidsgiverporteføljen

Arbeidsgiverporteføljen er samlingen av arbeidsgivere dere har tilgjengelig. Denne porteføljen bør prioriteres og deles inn i:

• Rekruttere – potensielle/nye samarbeidspartnere
• Sikre – eksisterende, aktive samarbeidspartnere
• Utvikle – samarbeidspartnere med potensial

Vær også bevisst på hvilke arbeidsgivere dere ikke skal bruke ressurser på.

Kundeoppfølgingsverktøy (CRM)

Et felles system for arbeidsgiveroppfølging er avgjørende for kvalitet, kontinuitet og målrettethet. Bruk et CRM-verktøy (eller en enkel oversikt) til å:

• dokumentere dialog og avtaler
• følge opp behov og tiltak
• planlegge videre kontakt
• sikre at arbeidet ikke blir personavhengig

Målet med første kontakt er dialog – ikke salg. Du skal bygge tillit og legge grunnlaget for videre samarbeid.

Hensikten med den innledende kontakten

Første kontakt skal:

• etablere relasjon
• skape trygghet
• avklare om videre dialog er relevant

Kvaliteten på den første kontakten påvirker hele den videre prosessen. Et «nei» er også et godt resultat dersom det er riktig vurdering.

Hvem bør jeg kontakte?

Kontakt den som har reelt ansvar for bemanning og arbeidskraft. Det er ikke alltid øverste leder. Gjør enkle forundersøkelser for å treffe riktig person.

Hvordan skape varme innganger

En varm inngang er en førstekontakt hvor det allerede finnes en relasjon. Varme innganger gir bedre dialog enn kalde. Bruk:

• nettverk og felles bekjente
• tidligere samarbeid
• kandidater og samarbeidspartnere

En kald inngang kan gjøres varmere ved å sende en kort e-post før du ringer og forklare hensikten.

Hvordan ta kontakt

Forbered deg godt, og når du tar kontakt:

• vær tydelig på at du ønsker et møte for å etablere en kontakt
• forklar hensikten med møtet og temaene du ønsker å snakke om
• still åpne spørsmål og lytt

Tilpass dialogen etter arbeidsgivers respons og situasjon.

Hva kjennetegner et godt førstegangsmøte

Førstegangsmøtet skal være basert på gjensidig dialog. Hovedformålet er å bli kjent.

Et godt førstegangsmøte oppleves av arbeidsgiver som:

• relevant
• profesjonelt
• verdifullt – også uten videre samarbeid

Møtet bør danne grunnlaget for en riktig vurdering av et mulig videre samarbeid.

Hvordan gjennomføre et godt førstegangsmøte

Nøkkelen til et godt førstegangsmøte ligger i forberedelsene og i at du klarer å holde god struktur på gjennomføringen.

• Start med en tydelig ramme og agenda
• Still spørsmål – ikke presenter løsninger
• Utforsk arbeidsgivers situasjon og behov
• Avklar om, når og hvordan dere eventuelt går videre

Inkluderingsindikatoren

Vi har utviklet Inkluderingsindikatoren som et verktøy for selvevaluering eller felles gjennomgang med veileder for å vurdere virksomheters modenhet for inkludering, og som et hjelpemiddel for å planlegge hvordan vi kan bidra til å styrke virksomhetens evne til og suksess med arbeidsinkludering.

Den komplette inkluderingsindikatoren og tilhørende samtaleguide er tilgjengelig for de som har gjennomført kurset Inkluderende rekruttering.

Behovskartlegging er en strukturert, rådgivende dialog for å forstå arbeidsgivers faktiske behov.

Behovskartlegging

Formålet med behovskartleggingen er å:

• forstå arbeidsgivers situasjon og behov
• vurdere modenhet for inkluderende rekruttering
• finne riktig type samarbeid – ikke størst mulig løsning

Behovskartlegging handler ikke om å “finne plass til en kandidat”, men om å forstå hvorfor et behov oppstår, hvilke rammer som gjelder, og hva som er realistisk.

Kartleggingen bør:

• gjennomføres hos arbeidsgiver
• involvere riktige nøkkelpersoner
• kombinere samtale og innsikt i drift
• dokumenteres skriftlig

Vi har utviklet et godt skjema for kartlegging-, behov-, og mulighetsanalyse. Dette kan benyttes som notat under en grundig befaringsrunde hos virksomheten, og som underlag for en rapport med forslag til samarbeid om inkludering løsning på inkluderende rekruttering.

Dette skjema er tilgjengelig som ressurs under dette avsnittet.

Fra behovskartlegging til løsning

Når behovet er avklart, vurdér:

• om inkluderende rekruttering er riktig løsning
• nivå og omfang på samarbeidet
• hvilke forpliktelser partene skal ha

Samarbeidstrappa

Til dialogen med virksomheten har vi utviklet Samarbeidstrappa. Dette er en modell som danner grunnlag for dialog om hvilken type inkluderende rekruttering virksomheten ønsker. De ulike nivåene vil innebære ulike metodiske tilnærminger, ulike muligheter for kandidater, ulike grader av støtte og oppfølging fra veileder, og vil gi virksomheten ulike gevinster. Modellen er i to versjoner, en til deg som veileder og en til bruk i møte med arbeidsgivere.

I kurset Inkluderende rekruttering gjennomgås de ulike trinnene i detalj, med tilhørende dyptgående illustrasjoner.

Målet er ikke å «selge» kandidaten, men å skape riktig match mellom behov og ressurser.

En god kandidatpresentasjon:

• tar utgangspunkt i konkrete arbeidsoppgaver
• synliggjør kandidatens ressurser
• reduserer opplevd risiko hos arbeidsgiver

Forberedelser før presentasjonen

Det er ditt ansvar som veileder at alt er best mulig forberedt før møtet. Dette innebærer blant annet:

• Jobb-beskrivelse og kravspesifikasjon er utarbeidet
• Kandidaten er godt informert og forberedt mht. møtet, virksomheten, stillingen, forventninger etc.
• Kandidaten stiller godt forberedt med CV/presentasjon etc.
• Du har informert arbeidsgiver om møtets hensikt, form og innhold

Vi har utviklet et forslag til en kandidatpresentasjon. Denne er tilgjengelig som ressurs under dette avsnittet.

Gjennomføring av presentasjonen

En god kandidatpresentasjon tar utgangspunkt i arbeidsgivers behov og arbeidsoppgavene som skal utføres, ikke i tiltak, tilrettelegging eller begrensninger. Fokus skal være på:

• hvilke oppgaver kandidaten kan utføre
• hvordan kandidatens kompetanse og erfaring kan brukes
• hva kandidaten trenger for å lykkes i rollen

Avhengig av hvordan presentasjonen forløper, bør også følgende temaer diskuteres i møtet eventuelt i en oppfølgingssamtale.

• Tilpasning, tilrettelegging og praktiske rammer
• Opplæring
• Onboarding og oppfølging
• Forhandlinger og inngåelse av avtale

Det å få en kandidat i jobb er bare starten. Jobbfastholdelse handler om å sikre at både kandidat og arbeidsgiver lykkes over tid.

God jobbfastholdelse forutsetter tydelige forventninger, tidlig oppfølging og profesjonell håndtering av utfordringer.

Grunnlaget legges lenge før oppstart gjennom:

• tydelige forventningsavklaringer
• klare rammer og roller
• felles forståelse av hva som er et «vellykket arbeidsforhold»

Jo bedre dette arbeidet er gjort på forhånd, desto mindre risiko for brudd.

De første ukene i et arbeidsforhold er kritiske. Mange arbeidsgivere kan ha behov for støtte i oppstarten, spesielt ved inkluderende rekruttering.

Som veileder bør du:

• ta tidlig kontakt med både kandidat og arbeidsgiver
• fange opp signaler raskt
• bidra til justeringer før utfordringer vokser

Ved behov kan du bistå arbeidsgiver i å planlegge opplæring og introduksjon.

Oppfølgingsmøter

Oppfølgingsmøter er et sentralt verktøy for jobbfastholdelse. Avtal tidlig:

• hyppighet
• varighet
• formål

Gode oppfølgingsmøter kjennetegnes av:

• lav terskel for kontakt
• korte og målrettede samtaler
• fokus på forebygging, ikke kontroll

Samtalene bør handle om hvordan arbeidsforholdet fungerer i praksis og hva som eventuelt bør justeres.

Håndtering av utfordringer

Utfordringer oppstår i de fleste arbeidsforhold. Det avgjørende er hvor raskt og profesjonelt de håndteres.

Når problemer oppstår, bør du:

• ta initiativ raskt
• samle riktige personer for et møte
• avklare hva som fungerer og hva som ikke fungerer
• bli enige om konkrete tiltak og ansvar
• avtale tidspunkt for oppfølging

Fokuser alltid på løsning – ikke skyld.

Hvordan sikre arbeidsgivers trygghet

Langsiktig samarbeid forutsetter at arbeidsgiver føler seg trygg og ivaretatt.

Arbeidsgivere opplever trygghet når:

• de ikke står alene
• støtte er tilgjengelig ved behov
• utfordringer håndteres raskt og profesjonelt

God oppfølging og jobbfastholdelse bidrar til:

• økt vilje til å prøve igjen
• sterkere relasjon
• videre utvikling av samarbeidet

Oppfølging og utvikling av samarbeidet handler om å bygge langsiktige relasjoner med arbeidsgivere – ikke bare å følge opp enkeltplasseringer.

Målet er å gå fra et oppdrag til et varig samarbeid, der arbeidsgiver opplever trygghet, nytte og utvikling over tid.

God oppfølging kjennetegnes av:

• jevn og forutsigbar kontakt
• åpen dialog om erfaringer
• fokus på læring og forbedring, ikke kontroll

Oppfølging skal skje også når «alt fungerer».

Fang opp signaler tidlig. Regelmessig dialog gjør det lettere å:

• oppdage usikkerhet eller motstand
• forebygge misnøye og brudd
• gjøre små justeringer før problemer vokser

Tidlig innsats gir større forutsigbarhet for alle parter.

Hvert samarbeid gir verdifull innsikt. Som veileder bør du:

• dokumentere erfaringer
• dele læring med kollegaer
• bruke kunnskapen aktivt i videre arbeid med arbeidsgiverporteføljen

Arbeidsgivere som føler seg ivaretatt, er mer åpne for nye samarbeid og videre utvikling.

For å ivareta arbeidsgivere og skape felles kommunikasjon rundt arbeidsinkludering, har vi utviklet et sosialt bærekraftsbevis som kan benyttes opp mot virksomheter som ansetter gjennom inkluderende rekruttering og/eller er gode samarbeidspartnere. Beviset kan du redigere etter behov og sette inn egen logo på. Her ser du et eksempel på et slikt bevis. Redigerbar versjon i ressursen under.